Büromanagement ist ein sehr abwechslungsreiches und lohnendes Berufsfeld. Ein/e Büroleiter/in muss daher im eigenen Lebenslauf durch Vielseitigkeit glänzen und ein Verständnis für verschiedene Aspekte des Büroalltags unter Beweis stellen. Nur... wie schreibt man einen Lebenslauf, in dem man glaubhaft darlegt, in allen Bereichen zu Hause zu sein? Muss man überhaupt in allen Bereichen zu Hause sein? In dieser Schreibanleitung erklären wir dir,
- wie du einen Lebenslauf als Büroleiter/in schreibst, der einerseits umfassend ist, andererseits die Besonderheiten aus dem Stellenangebot berücksichtigt
- wie du glaubhaft darlegen kannst, dass du im Büro das Unternehmen mit am Laufen hältst
- wie du die richtigen Schlagwörter wählst, um die ATS-Hürde zu überspringen
- wie du das optimale Format für deinen Lebenslauf wählst, um die Kernfähigkeiten, auf die es ankommt, erfolgreich dem Arbeitgeber zu vermitteln.
Mit unseren Musterlebensläufen und unserem Lebenslauf-Editor leisten wir unseren Beitrag dazu, dass dein Traumjob näher rückt. Allein schon deswegen, weil du deinem zukünftigen Arbeitgeber die Entscheidung leicht machst. Aber bevor es so weit ist, muss dein Lebenslauf zunächst eine wichtige Hürde nehmen: den ATS-Schlagworttest.
Wie überliste ich den ATS-Algorithmus?
Sogenannte ATS-Systeme ("Applicant Tracking Systems") analysieren Lebensläufe nach Schlagwörtern. Da der Lebenslauf eines Büroleiters/einer Büroleiterin mitunter ziemlich abwechslungsreich ist, kann die Wahl der richtigen Schlagwörter den Ausschlag geben. Wenn ein ATS-System nicht genügend relevante Schlagwörter feststellt, könnte es sein, dass dein Lebenslauf erst gar nicht auf dem Schreibtisch des/der Personalverantwortlichen landet. Vor der Auswahl der Schlagwörter solltest du die Stellenbeschreibung in der Anzeige und die darin enthaltenen Angaben zum Aufgabenbereich noch einmal sorgfältigst lesen.
Die Lebenslauf-Zusammenfassung: dein Image in wenigen Worten
In ein paar kurzen Zeilen musst du hier Klartext reden: "Ich kann das. Ich kann überhaupt (fast) alles." Lustlos ein paar Tätigkeiten auflisten, das kann jeder. Aber mit leidenschaftlichen Worten schildern, warum man einen bestimmten Beruf ausübt und was man daran mag - das ist die höhere Kunst. Dem Arbeitgeber muss klar gemacht werden, dass du als Büroleiter/in der sichere Fels in der Brandung bist. Das schafft man nur, wenn man an Emotionen appelliert. Das Profil (die Zusammenfassung) im Lebenslauf ist der richtige Ort, um dieses Feeling zu vermitteln.
Dynamische Büroleiterin mit langjähriger Erfahrung in der Koordination von Büroabläufen zur Sicherung eines produktiven und positiven Arbeitsalltags. Engagierte Kraft, die sowohl dem Management als auch den übrigen Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtert. Vielseitig interessiert und bestrebt, sich sowohl beruflich als auch persönlich weiterzuentwickeln.
Beruflicher Werdegang: der Blick aufs Wesentliche
Wenn man sich vorstellt, was ein Büroleiter im Laufe eines Monats so alles zu tun hat, dann könnte daraus eine lange Liste werden. Allerdings hast du nur wenige Zeilen für die einzelnen Stationen deiner Karriere und kannst unmöglich die gesamte Bandbreite deiner Tätigkeiten dort mit hineinpacken. Wichtig ist, dass dein künftiger Arbeitgeber einen Eindruck von dem bekommt, was du kannst. Die einzige Möglichkeit, ihm dies zu zeigen, ist die Auflistung deiner Erfahrungen, die du in den verschiedenen Tätigkeiten sammeln konntest. Dabei sollten freilich die am kürzesten zurückliegenden Arbeitsstellen den meisten Platz einnehmen. Was nicht unbedingt bedeutet, dass ältere Karrierestationen völlig irrelevant wären. Aber es gilt, das meiste aus jedem Satz herauszuholen.
Büroleiterin bei Architekturbüro kreativ-bau, München
Juli 2017 - Derzeitig
- Verantwortlich für den organisatorischen Ablauf des Tagesgeschäfts
- Zuständig für das Zeitmanagement der einzelnen Mitarbeiter sowie Assistenz bei Veranstaltungen und Dienstreisen
- Lieferantenverwaltung und Einkauf von Bürobedarf, Software und technischer Ausstattung
- Überwachung und Durchsetzung der Büroordnung in Übereinstimmung mit dem Mitarbeiter/innenhandbuch und den COVID-Regeln
- Assistenz in der Buchhaltung (Lohnbuchhaltung, Kreditoren/Debitoren, Spesenabrechnung und Hauptbuch)
- Kontakte zu Kunden in projektbezogenen Angelegenheiten, Assistenz zur Gewährleistung eines reibungslosen Projektablaufs
- Erstellung und Verwaltung von Projektrechnungen und Buchführung über Projektausgaben
Büroleiterin bei Therme Bad Honnef, Bad Honnef
Oktober 2014 - Juni 2017
- Reorganisation und Neuaufstellung des Backoffice-Bereichs des beliebtesten Thermalbades im südlichen Rheinland
- Koordination aller Frontoffice-Abläufe zur Schaffung von Mehrwert und Erlebnisfaktor für jeden einzelnen Kunden
- Effektives Management der Mitarbeiter/innen im Frontoffice-Bereichs mit dem Ziel der Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Terminplanung, Gewährleistung einer reibungslosen Kundenbetreuung
- Assistenz bei Marketingaktionen und Events durch Konzipierung effektiver E-Mail-Kampagnen
Fähigkeiten im Lebenslauf (editierbares Muster): auf den Mix kommt es an
Die Tätigkeit eines Büroleiters bzw. einer Büroleiterin ist abwechslungsreich. Deshalb kommt es im Lebenslauf auf einen guten Mix an Hard und Soft Skills an, möglichst gespickt mit einigen Beispielen aus der Praxis. Ausführlichere Beispiele können die Schilderung des Karriereverlaufs im Abschnitt "Beruflicher Werdegang" aufwerten, während kürzere Schlagwörter oder Phrasen (die manchmal wiederholt werden) in die Kurzliste der Fähigkeiten gehören.
- Serviceorientierung
- Menschenkenntnis
- Kommunikation
- Hervorragende Multitaskerin
- Effektives Zeitmanagement
- Finanzieller Durchblick
- Effektive Nutzung der Bürotechnik
Die Ausbildung zum/zur Büroleiter/in im Lebenslauf
Büroleiter/in wird man in der Regel nach einem Marketing- oder BWL-Studium. Allerdings gibt es auch einige Quereinsteiger und Leute, die sich hochgearbeitet haben. Denn sie wissen, wie bei einem Unternehmen der Betrieb zu laufen hat, und genau dieses Wissen gilt oft als wichtiger als jede theoretische Qualifikation. Dennoch kann es niemals schaden, auch eventuelle Zusatzqualifikationen aufzulisten, die man im Laufe der Zeit erworben hat.
Personalreferent, Studieninstitut Ingolstadt, Ingolstadt
- August 2015 - April 2019
- Berufsbegleitender Lehrgang für Quereinsteiger im Personalwesen.
Betriebswirtin, Johannes-Gutenberg-Universität, Mainz
- September 2010 - Mai 2014
Lebenslauf-Layout und Design: der erste Eindruck
Als Büroleiter/in bist du ein ordentlicher Mensch. Und genau so ordentlich sollte auch dein Lebenslauf aussehen. Verhasple dich nicht in langen Beschreibungen deiner Berufserfahrung. Formuliere lieber knapp, aber gezielt. Möglicherweise würdest du gerne eine Vielzahl von Tätigkeiten beschreiben. Du hast allerdings nur eine Seite, und selbst die sollte nicht überfrachtet werden. Halte ein wenig Abstand zwischen den einzelnen Abschnitten ein, damit der/die Leser/in zwischendurch die Gedanken sammeln kann.
Das Essenzielle für den Lebenslauf eines Büroleiters/einer Büroleiterin
- Zeige, welche wichtige Rolle du bereit bist, bei deinem zukünftigen Arbeitgeber einzunehmen.
- Beschreibe, wie du die einzelnen Bereiche und Ebenen des Unternehmens mitgestalten könntest.
- Benutze das Profil, um dem Arbeitgeber einen kleinen Vorgeschmack darauf zu geben, wie es ist, mit dir zu arbeiten.
- Bringe deinen Mix aus Hard Skills und Soft Skills an den Mann, möglichst mit entsprechenden Beispielen im jeweiligen Kontext.
- Achte darauf, dass das Layout des Lebenslaufs deine wichtigsten beruflichen Erfolge zur Geltung bringt.
- Und vielleicht teilst du uns ja mit, womit du wo und wann Erfolg hattest und warum bestimmte Aktionen zum gewünschten Ergebnis geführt haben.
