Du bringst beste Voraussetzungen für deinen Traumjob mit und hast diese ansprechend in einen aufwändig gestalteten Lebenslauf verpackt. Trotzdem kann es sein, dass deine Bewerbung nie in die Hände des oder der zuständigen Personalverantwortlichen gelangt. Warum? Weil ein Bewerbermanagementsystem (ATS) deinen Lebenslauf wegen (vermeintlich) mangelnder Übereinstimmung mit dem gesuchten Profil vorher aussortiert hat. Warum das passieren kann und wie du durch eine gezielte ATS-Lebenslaufoptimierung verhinderst, dass du bereits in der Vorrunde ausscheidest, erfährst du hier bei uns.
Was sind Bewerbermanagementsysteme (ATS) und wie funktionieren sie?
Das Akronym ATS steht für Applicant Tracking System, im deutschen Sprachraum bekannt als Bewerbermanagementsystem. Es handelt sich dabei um ein Softwareprogramm, das Recruiter/innen beim Prüfen der Lebensläufe nach den gesuchten Qualifikationen viel Zeit spart.
Diese Systeme durchsuchen den Inhalt eines Lebenslaufs nach bestimmten Schlüsselwörtern, so genannten Keywords, und bewerten den Lebenslauf entsprechend der Anzahl der gefundenen Keywords. Die Lebensläufe, die am wenigsten Punkte erzielen, werden in der Regel abgelehnt, ohne überhaupt von jemandem gelesen zu werden. Lebensläufe mit Top-Bewertung landen hingegen ganz oben auf dem Stapel. Das ATS trifft also gewissermaßen die Vorauswahl für Personalverantwortliche.
Hochqualifiziert durchs Raster fallen
Damit dein Lebenslauf – völlig unabhängig davon, was du alles im Paket hast – den ATS-Test besteht, muss er diese Keywords zwingend beinhalten.
Ein Beispiel:
Ein Magazin sucht einen „Art Director mit fünf Jahren Erfahrung, Talent in den Bereichen Illustration und Design und herausragenden Kenntnissen von Photoshop, Adobe Illustrator und InDesign”. Alle fettgedruckten Wörter sind wahrscheinliche Begriffe, die das suchende Unternehmen in sein Bewerbermanagementsystem eingegeben hat, sodass es eingehende Lebensläufe nach diesen Keywords durchforsten kann.
Selbst wenn du all diese Qualifikationen mitbringst und der ideale Kandidat bzw. die ideale Kandidatin für den Job bist, dich aber als „Grafiker(in) mit nachgewiesenen Erfolgen in der Erstellung von herausragenden Vektorzeichnungen und Layouts unter Verwendung der aktuellsten branchenüblichen Software“ beschreibst, wird das ATS deinen Lebenslauf schlechter bewerten, weil es nicht erkennt, dass du die Anforderungen erfüllst.
Du hast deine fachliche Erfahrung mit Worten beschrieben, die das System ignoriert, weil sie so nicht in der Stellenbeschreibung standen: denn darin wird ein Art Director gesucht und kein/e Grafiker/in.
Dies kann dazu führen, dass du sehr weit unten auf der Liste der möglichen Kandidat/innen landest oder gleich abgelehnt wirst, wenn die Anforderungen für die betreffende Position sehr präzise formuliert sind.
Nur 25 % der Lebensläufe überwinden ATS-Algorithmen
Schätzungsweise 75 % aller Lebensläufe werden automatisch von Bewerbermanagementsystemen abgelehnt, ohne dass sie von einem Menschen gelesen werden. Deshalb ist es entscheidend, dass Arbeitssuchende verstehen, wie ATS-Programme funktionieren und wissen, worauf es bei der Optimierung ihres Lebenslaufs ankommt.
Wonach sucht ein ATS-Scanner?
ATS-Scanner arbeiten bei der Vorauswahl von Lebensläufen nach ganz bestimmten Kriterien, darunter die berühmten Keywords. Es gibt aber auch einige technische Hürden für ATS-Systeme, die dazu führen können, dass dein Lebenslauf aussortiert wird. Wenn du diese kennst, ist es wesentlich einfacher, deinen Lebenslauf ATS-freundlich zu gestalten.
Dateityp
ATS-Systeme scannen die hochgeladenen Dateien, aber je nach ATS sind nicht alle Dateitypen konvertierbar. Unternehmen geben normalerweise an, in welchem Dateiformat die Bewerbung eingereicht werden kann. PDF ist in 99,9 % der Fälle das Standardformat. Es garantiert außerdem, dass dein Lebenslauf auf jedem Gerät gleich aussieht.
Abschnittsüberschriften und Layout
ATS-Systeme analysieren die im Lebenslauf enthaltenen Informationen anhand von Abschnittsüberschriften (z. B. Berufserfahrung und Ausbildung). Wenn du ein nicht standardisiertes Layout oder ungewöhnliche Abschnittsüberschriften verwendest, kann das ATS deinen Lebenslauf möglicherweise nicht korrekt auswerten.
Datumsformatierung
Achte in deinem Lebenslauf darauf, dass die Datumsangaben korrekt formatiert sind. Auf diese Weise kann der ATS-Scanner die Jahre der Berufserfahrung für jede angegebene Position korrekt berechnen.
Schriftart und -größe
Wenn ein ATS die von dir verwendete Schriftart nicht lesen kann, ist das System nicht in der Lage, die Informationen in deinem Lebenslauf richtig zu interpretieren. Das kann unter anderem dazu führen, dass definierte Schlüsselwörter nicht gefunden werden.
Ausrichtung
Ein ATS kann linksbündige Spalten oder eine von der Norm abweichende Textausrichtung nicht lesen.
Grafiken, Bilder, Diagramme und Tabellen
ATS-Scanner können eingebettete Bilder, Grafiken, Diagramme oder Tabellen nicht zuverlässig analysieren.
Keywords/Schlüsselwörter
Schlüsselwörter, sogenannte Keywords, tragen dazu bei, dass dein Lebenslauf bei der Schlüsselwortsuche auftaucht. Finde heraus, ob die richtigen Schlüsselwörter vom ATS gelesen werden.
Durchsuchbarkeit
Einige Bereiche eines Lebenslaufs, z. B. die Kopf- und Fußzeilen, können von einem ATS-Scanner nicht gelesen werden.
ATS-Lebenslaufoptimierung
Du kannst einiges tun, damit du nicht zu den 75 % gehörst, deren Lebenslauf bereits im Vorfeld aussortiert wird. Nachfolgend zeigen wir dir, wie du deinen Lebenslauf so optimierst, dass er die Algorithmen der ATS-Systeme überwindet.
Keywords geschickt platzieren
Die Lebenslaufoptimierung funktioniert ähnlich wie die Suchmaschinenoptimierung (auch bekannt als SEO für Search Engine Optimization). In der SEO-Welt ist das übermäßige Verwenden von Keywords üblich, um die Suchmaschine zu beeinflussen und mehr Besuche auf einer Webseite zu generieren. Bei beidem geht es also um die Verwendung von Keywords und bestimmten Formulierungen, nach denen Suchmaschinen suchen.
Wenn du es allerdings übertreibst und zu viele Keywords einbaust, kann das auch nach hinten losgehen, denn dies gilt als eine Form von Spam und schadet mehr, als dass es nutzt. Es führt dazu, dass Suchmaschinen deinen Inhalt schlechter bewerten als andere Inhalte, was genau das Gegenteil von dem ist, was du willst.
Das übermäßige Verwenden von Keywords führt zwangsläufig dazu, dass Sätze so geschrieben werden, wie sie normalerweise niemand schreiben würde. Dann hast du zwar den Computer geschlagen, aber hinterher wird ein Mensch deinen Lebenslauf lesen und er oder sie ist die Person, die für die Einstellung neuer Mitarbeitender verantwortlich ist.
Du solltest deshalb die identifizierten Keywords in deinem Lebenslauf etwas streuen. Manche eignen sich vielleicht für die Stichpunkte unter deinem beruflichen Werdegang, andere passen gut in den Abschnitt Fähigkeiten und wieder andere machen sich am besten in deinem Profil.
Verwende Keywords so, dass es für das menschliche Ohr natürlich klingt. Es schadet nichts, sie zu wiederholen, wenn es passt, aber übertreib es nicht.
Kopf- und Fußzeilen
Vermeide es, wichtige Angaben wie deine Kontaktinformationen in die Kopf- oder Fußzeile deines Lebenslaufs einzubauen. Kopf- und Fußzeilen können vom ATS meist nicht gelesen werden.
Schlichter Aufbau
Weniger ist mehr – zumindest, wenn es um die gewählte Struktur deines Lebenslaufs geht. Verwende ein einfaches, übersichtliches Design, das ohne Diagramme oder Bilder auskommt und keine ungewöhnlichen Schriftarten enthält.
Spalten links anordnen
Verzichte auf Spalten auf der rechten Seite. Wenn du Spalten oder Leisten in deinem Lebenslauf verwenden möchtest, platziere sie auf der linken Seite. Lebensläufe mit einer rechtsseitigen Leiste oder Spalte werden nicht immer vom ATS akzeptiert.
Stellenausschreibung nutzen
Angler, die einen unattraktiven Köder verwenden, werden nie einen Fisch fangen. Bewerber/innen, die nicht beachten, was Arbeitgeber wirklich möchten, werden auch nie ein Vorstellungsgespräch ergattern.
Lies dir deshalb die Stellenausschreibung genau durch und nutze wann immer möglich die darin verwendete Sprache, um deine Qualifikationen zu beschreiben. Integriere diese Keywords „unauffällig“ in deinen gesamten Lebenslauf, insbesondere in die Abschnitte zu deinen wichtigsten Fähigkeiten und deiner Berufserfahrung.
Du musst natürlich bei der Wahrheit bleiben, aber wenn du die in einer Stellenausschreibung genannten Qualifikationen besitzt, musst du sie in deinem Lebenslauf hervorheben.
In manchen Fällen führt dich die Stellensuche vielleicht zu einem potenziellen Arbeitgeber, ohne dass du eine Stellenanzeige als Grundlage heranziehen kannst. Sieh dir bei einer Initiativbewerbung die Webseite des Arbeitgebers und andere einschlägige Quellen an. Mache deine Hausaufgaben und fische nicht im Trüben.
Dateityp beachten
Speichere deinen Lebenslauf am besten als Word- oder PDF-Dokument. Leider gibt es immer noch einige ATS-Plattformen, die HTML-, Open Office- oder Apple Pages-Dokumente nicht konvertieren können und Lebensläufe, die in einem solchen Format gespeichert sind, aussortieren.
Wenn ein Unternehmen ausdrücklich um ein Word-Dokument bittet, sende auf jeden Fall eine .doc oder .docx-Datei.
Synonyme, Abkürzungen und Akronyme
Manche ATS-Programme erkennen Synonyme, Abkürzungen und Akronyme, aber es ist besser, kein Risiko einzugehen. Wenn ein Arbeitgeber zum Beispiel nach Expertise im Bereich Suchmaschinenoptimierung sucht, gibt er vielleicht genau diese Wörter in den ATS-Scanner ein oder einfach die Abkürzung „SEO“. In diesem Fall erwähnst du am besten sowohl den vollständigen Begriff als auch die Abkürzung, zum Beispiel so: „Langjährige Erfahrung in der Suchmaschinenoptimierung (SEO)“.
Schriftart beachten
Es gibt viele Fallstricke beim Design und der Formatierung, einschließlich Dateiformate, Schrift, Aufzählungspunkte und Grafiken, die ATS-Programme nicht lesen können. Eine exotische, ausgefallene Schrift zu verwenden, ist keine gute Idee und kann auch die ATS-Software verwirren. Welche Schriftarten für Lebensläufe besonders gut geeignet sind, erläutern wir in einem gesonderten Blogbeitrag.
Aufzählungszeichen und Bilder
Ungewöhnliche Bullet Points – die kleinen typografischen Symbole, die man als Aufzählungszeichen verwendet – können das ATS ebenfalls verwirren. Verwende einen Punkt, einen hohlen Punkt oder ein Quadrat, aber nichts Ausgefalleneres. Grafiken können von ATS-Programmen nämlich nicht gelesen werden.
Vielleicht hast du deinen Namen als schickes Logo gestaltet und möchtest es oben auf deinem Lebenslauf platzieren, aber wenn es eine jpeg-, png- oder tif-Datei ist, kann es von der Maschine nicht gelesen werden. Text solltest du deshalb in deinem Lebenslauf nie als Bild einfügen.
Professionellen ATS-Lebenslauf verwenden
Professionelle Tools führen dich Schritt für Schritt durch den Aufbau deines Lebenslaufs.
Dein Lebenslauf sollte mindestens folgende Abschnitte enthalten:
- eine Kopfzeile mit deinen Kontaktdaten
- dein Profil (auch als Zusammenfassung oder Personal Statement bezeichnet)
- deinen beruflichen Werdegang (auch Berufserfahrung)
- deine Ausbildung (auch Bildungsweg)
- etwaige Zusatzqualifikationen (auch Zertifikate, Kurse oder Qualifikationen)
- deine Fähigkeiten (auch Kompetenzen)
Wenn du den Abschnitt „Qualifikationen” in „Superkräfte“ umbenennen willst, tu es nicht. Das ATS muss wissen, welchen Abschnitt deines Lebenslaufs es gerade liest und es braucht einfache Begriffe wie die oben genannten.
Der beste Weg, all diese Fallstricke zu vermeiden, ist die Verwendung einer professionellen, in der realen Arbeitswelt getesteten Vorlage von cvapp.de. Denn wir haben all diese Probleme für dich schon gelöst. Du musst lediglich deine Daten eingeben – fertig.
Lebenslauf stets individuell anpassen
Deine Eltern sind früher vielleicht in einen Copy-Shop gegangen und haben sich 50 Kopien ihres Lebenslaufs auf feinstem Papier drucken lassen. Den haben sie dann an jeden potenziellen Arbeitgeber geschickt. Das ist aber lange her.
Dein Lebenslauf sollte nicht in Stein gemeißelt sein. Er sollte ein dynamisches, anpassungsfähiges Dokument sein, das du individuell an jede Stellenausschreibung und jedes Unternehmen anpassen kannst.
Dadurch vermeidest du eben gerade den Eindruck einer Massenbewerbung und kannst je nach Stellenausschreibung die dafür besonders gesuchten Kenntnisse und Fähigkeiten hervorheben. Dadurch steigerst du deine Erfolgsaussichten und überwindest ganz nebenbei die ATS-Hürden.
Checkliste für deinen ATS-freundlichen Lebenslauf
- Gehe kein Risiko ein. Verwende keine ungewöhnlichen Schriften, ausgefallene Grafiken oder andere Spielereien.
- Erfinde die Inhalte eines Lebenslaufs nicht neu. Bleibe bei den bewährten ATS-Formaten mit logischem Aufbau.
- Packe nicht zu viel in deinen Lebenslauf. Niemand will einen Lebenslauf lesen, der von oben bis unten nur aus Fließtext besteht. Lasse immer genügend Abstände.
- Vergiss nicht das aus einer Seite bestehende Bewerbungsanschreiben. Das Fehlen eines Anschreibens ist einer der Hauptgründe für die Ablehnung von Bewerbungen.
- Vermeide sprachliche Fehler. Umfragen bei Personalverantwortlichen haben ergeben, dass die häufigsten Gründe für die Ablehnung Rechtschreibfehler und falsche Grammatik sind.
- Vergiss nicht, dass es ein Mensch ist, der deinen Lebenslauf letztendlich prüft. Schreibe einen Lebenslauf, der angenehm aussieht, gut geschrieben ist und dessen Inhalt man sich gut merken kann.
Warum ist ein visuell gut gestalteter Lebenslauf heute so unerlässlich? Visuelle Elemente in deinem Lebenslauf sind genauso wichtig wie der Inhalt. Erfolgreiche Bewerber/innen überzeugen in ihren Lebensläufen mit visueller Gestaltung, technischer Funktionalität und optimiertem Inhalt.
cvapp.de ist der führende Anbieter von professionellen, in der realen Arbeitswelt erprobten Lebenslaufvorlagen und -mustern. Wir veröffentlichen detaillierte, kostenlose Leitfäden für das Schreiben von Lebensläufen für zahlreiche Berufe. Und mit unserem Editor kann jeder einen professionellen Lebenslauf in überraschend kurzer Zeit erstellen.
Häufig gestellte Fragen zu ATS
Hier sind einige der Fragen, die laut Google am häufigsten zu ATS-Programmen gestellt werden:
Was ist ein ATS-freundlicher Lebenslauf?
Ein ATS-freundlicher Lebenslauf ist ein Lebenslauf, der die Keywords aus der Stellenanzeige enthält, die der Arbeitgeber sehr wahrscheinlich in den ATS-Scanner eingegeben hat.
Wie schreibt man einen ATS-freundlichen Lebenslauf?
Indem du die Stellenanzeige genau liest (insbesondere die Abschnitte zu den Aufgaben und gesuchten Qualifikationen) und ein Maximum der Keywords und Formulierungen, die in der Stellenanzeige verwendet werden, in deinem Lebenslauf verwendest.
Sind Textfelder ATS-freundlich?
Verwende Textfelder mit Bedacht. Manche ATS-Programme betrachten sie als Objekte und ignorieren sie. Tabellen und Spalten können das ATS ebenfalls verwirren.
Scannen ATS-Systeme Bewerbungsanschreiben?
Das ausschreibende Unternehmen lässt möglicherweise sowohl den Lebenslauf als auch das Bewerbungsanschreiben von einer ATS-Software prüfen. Am besten gestaltest du auch dein Anschreiben ATS-freundlich, aber wichtiger ist, dass die Keywords im Lebenslauf auftauchen.
Wie stelle ich sicher, dass mein Lebenslauf Mensch und Maschine gleichermaßen gefällt?
Das übermäßige Verwenden von Keywords führt dazu, dass Sätze so geschrieben werden, wie sie normalerweise niemand schreiben würde. Dann hast du zwar den Computer geschlagen, aber hinterher wird ein Mensch deinen Lebenslauf lesen.
Verwende Keywords so, dass es für das menschliche Ohr natürlich klingt. Es schadet nichts, sie zu wiederholen, wenn es passt, aber übertreib es nicht.
Lasse die identifizierten Keywords in deinem Lebenslauf elegant einfließen, indem du sie gleichmäßig verteilst. Manche eignen sich vielleicht für die Stichpunkte unter deinem beruflichen Werdegang, andere passen gut in den Abschnitt Fähigkeiten und wieder andere machen sich am besten in deinem Profil. Somit schlägst du beide Fliegen mit einer Klappe!
Verwenden viele Unternehmen in Deutschland ATS-Systeme in ihren Rekrutierungsprozessen?
Laut einer Umfrage von Statista nutzten in Deutschland bereits im Jahr 2016 rund 60 Prozent der Unternehmen eine Bewerbermanagement-Software. Wie der ATS-Anbieter SAP erläutert, waren ATS früher aufgrund der mit ihnen verbundenen Kosten und infrastrukturellen Anforderungen nur größeren Fortune-500-Unternehmen vorbehalten. Heute können auch kleinere Unternehmen von Kosteneinsparungen durch SaaS-Angebote (Software as a Service) in der Cloud profitieren.
In den USA nutzen übrigens mehr als 95 % der Fortune-500-Unternehmen ein ATS, um den Recruiting-Prozess zu rationalisieren.
Fazit
Bewerbermanagementsysteme (ATS) werden in vielen Unternehmen eingesetzt, um Personaler/innen unter anderem bei der Vorauswahl von Bewerbungen zu unterstützen. Dabei kommen Algorithmen zum Einsatz, durch die viele der eingehenden Lebensläufe bereits aus rein formalen Gründen aussortiert werden. Ein wesentlicher Faktor sind Keywords, aber auch technische Hürden gilt es zu überwinden.
Wenn du weißt, worauf es ankommt, hat dein Lebenslauf eine realistische Chance, den ATS-Test zu bestehen. Mit unseren professionellen Lebenslaufvorlagen und Lebenslaufmustern für verschiedene Berufsbilder erstellst du im Handumdrehen deinen individuellen Lebenslauf, der nicht nur Recruiter/innen überzeugt, sondern auch jedes ATS!
