Das beste Format für ein Bewerbungsschreiben als administrative Fachkraft
Alle Bewerbungsschreiben, unabhängig vom Beruf, sollten folgende Bestandteile enthalten:
- Die Kopfzeile des Bewerbungsschreibens
- Die Begrüßung/ Anrede
- Die Einleitung des Bewerbungsschreibens
- Die mittleren Absätze (Hauptteil des Bewerbungsschreibens)
- Der letzte Absatz des Bewerbungsschreibens (Schlussfolgerung und Verabschiedung)
Das folgende Beispiel für ein Bewerbungsschreiben einer administrativen Fachkraft kann als Grundlage für das Verfassen deiner eigenen, auf den Arbeitgeber zugeschnittenen Version dienen.
Sehr geehrte Frau Tranmer,
ich habe erlebt, wie führende Schauspieler durch administrative Verzögerungen und Beschaffungsprobleme ins Abseits geraten sind, und verstehe die zentrale Rolle eines Verwaltungsexperten, der die Dinge am Laufen hält. Alles muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.
Fünf Jahre Erfahrung in der Filmverwaltung an Drehorten in der ganzen Welt haben mich gelehrt, wie wichtig es ist, fünf Schritte im Voraus
zu planen. Die Bedürfnisse der unterschiedlichsten Kollegen frühzeitig zu erkennen, erfordert einen neugierigen Geist, kaufmännischen Verstand und eine Engelsgeduld. Durch meine Effizienz konnte ich Produktionszeiten um 15% reduzieren, sodass die Schauspieler am Set waren und nicht in ihren Anhängern auf Requisiten warten mussten.
Mir ist klar, dass die Terminplanung ein wichtiger Teil der von Ihnen ausgeschriebenen Rolle sein wird, und ich habe diese Aufgabe bereits bei zwei meiner früheren Filme wahrgenommen. Dafür zu sorgen, dass 150 Leute wissen, was sie wo und wann zu tun haben, ist keine einfache Sache. Bei meiner letzten Beurteilung bewerteten 97% meiner Kollegen meine Organisationsfähigkeiten als „ausgezeichnet“.
Auch meine kaufmännische Erfahrung bringe ich in jedes Projekt
ein. Während meines Bachelor-Studiums der Betriebswirtschaftslehre
habe ich den Beschaffungsprozess der Universität umgestaltet, um die Lieferantenauswahl zu zentralisieren und gleichzeitig die Produktauswahl zu erweitern. Bessere und erweiterte Produktabsprachen mit weniger Partnern haben sich als effizienter erwiesen als einzelne „Sofortkäufe“. Diese Faszination für das Beschaffungswesen führte zu einer Einsparung von 7% bei der Ausrüstung für meine letzte Dokumentarserie.
Ein Verständnis für kulturelle Unterschiede ist für jede internationale Produktion entscheidend. Da ich in über 25 Ländern gearbeitet habe, weiß ich, dass es oft funktioniert, in anderen Umgebungen Dinge auch „anders“ anzugehen. Ich würde sehr gern mehr über Ihre Produktionspläne erfahren und in einem Vorstellungsgespräch erläutern, wie meine administrativen Führungsqualitäten einen überraschenden Unterschied machen können.
Mit freundlichen Grüßen,
Daniel Martin
Lass uns nun die einzelnen Teile des Bewerbungsschreibens anhand unseres Musters für eine administrative Fachkraft genauer betrachten.
Die Kopfzeile des Bewerbungsschreibens
Von all den Gründen, warum Bewerbungsschreiben immer eine gute Idee sind, steht eine attraktive Kopfzeile wortwörtlich ganz oben auf der Liste, denn so wirst du auf keinen Fall übersehen. Außerdem ist es von praktischer Bedeutung, dass klar und deutlich erkennbar ist, wer sich beworben hat und wie die Arbeitgeber mit dir in Kontakt treten können.
In der Kopfzeile werden dein Name, Beruf, deine Postanschrift, Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse an prominenter Stelle angezeigt. Falls relevant, füge ebenso Informationen zu LinkedIn, XING oder anderen sozialen Medien hinzu.
Die Begrüßung des Bewerbungsschreibens
Die Begrüßung im Bewerbungsschreiben für administrative Fachkräfte sagt mit wenigen Worten viel aus. In diesem Abschnitt solltest du eine persönliche Verbindung zu den Personalverantwortlichen herstellen und einen positiven und respektvollen Ton anschlagen. Die Anrede mit dem Namen ist der beste Anfang.
Bei seriösen Unternehmen ist ein „Sehr geehrte/r“, gefolgt von der korrekten Anrede und dem Nachnamen der Personalverantwortlichen, in der Regel am besten geeignet. Wenn du bereits eine frühere Beziehung zu dem Arbeitgeber hast oder die Kultur am Arbeitsplatz sehr zwanglos ist, kann auch ein schlichtes „Hallo“ gefolgt von einem Vornamen akzeptabel sein.
Ziel der Begrüßung im Bewerbungsschreiben: Sprich die Person, die dein Bewerbungsschreiben liest, auf professionelle Art und Weise an.
Die Einleitung des Bewerbungsschreibens
Die Einleitung deines Bewerbungsschreibens als administrative Fachkraft könnte in den Augen der Personalchefs der entscheidende Moment sein, und ein Moment ist vielleicht alles, was du hast. Viele Personalverantwortliche werden mit Bewerbungen für eine bestimmte Stelle überschwemmt, so dass sie nur wenige Sekunden Zeit haben, dein Anschreiben zu prüfen.
Noch ist nicht der Moment, in dem man sich persönlich die Hände schüttelt und sich hinsetzt. Zunächst muss deine Einleitung überzeugen, aber in nicht mehr als etwa 100 Wörtern. Diese ersten Bemerkungen müssen nicht nur die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen erregen, sondern auch ihr Interesse so weit wecken, dass sie weiter lesen. Das kann bedeuten, dass du sie überrumpelst. Stelle dir vor, dass dein Bewerbungsschreiben die Personalverantwortlichen mitten im Satz aus der nachmittäglichen Langeweile, die durch die Überfrachtung mit Lebensläufen verursacht wird, herausreißt.
Ziel der Einleitung des Bewerbungsschreibens: Fessle die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen, indem du dein wichtigstes Verkaufsargument auf die Anforderungen der Stelle und des Arbeitgebers konzentrierst.
Sehr geehrte Frau Tranmer,
ich habe erlebt, wie führende Schauspieler durch administrative Verzögerungen und Beschaffungsprobleme ins Abseits geraten sind, und verstehe die zentrale Rolle eines Verwaltungsexperten, der die Dinge am Laufen hält. Alles muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.
Der Hauptteil des Bewerbungsschreibens
In einem erfolgreichen Bewerbungsschreiben für administrative Fachkräfte geht es darum, was der Arbeitgeber braucht und wofür du am besten qualifiziert bist. Die mittleren Absätze spiegeln dein Verständnis dieser Anforderungen wider und führen die Einleitung auf eine tiefere Ebene, indem sie die Qualifikationen aufzeigen, die dich zu einem Glücksgriff machen würden.
Wenn du im Hauptteil des Bewerbungsschreibens zeigst, dass du weißt, wonach der Arbeitgeber sucht, ist das ein Zeichen für eine Win-Win-Einstellung. Du bist eindeutig ein proaktiver, strategischer Problemlöser mit hervorragenden Recherchefähigkeiten. Vor allem aber ist dies der beste Beweis dafür, dass du dich genug für diese spezielle Stelle interessierst, um dein Bewerbungsschreiben entsprechend anzupassen.
Ziel des Hauptteils des Bewerbungsschreibens: Veranschauliche, wie der Arbeitgeber von den Eigenschaften profitieren würde, die du als erstklassige administrative Fachkraft mitbringst.
Fünf Jahre Erfahrung in der Filmverwaltung an Drehorten in der ganzen Welt haben mich gelehrt, wie wichtig es ist, fünf Schritte im Voraus
zu planen. Die Bedürfnisse der unterschiedlichsten Kollegen frühzeitig zu erkennen, erfordert einen neugierigen Geist, kaufmännischen Verstand und eine Engelsgeduld. Durch meine Effizienz konnte ich Produktionszeiten um 15% reduzieren, sodass die Schauspieler am Set waren und nicht in ihren Anhängern auf Requisiten warten mussten.
Mir ist klar, dass die Terminplanung ein wichtiger Teil der von Ihnen ausgeschriebenen Rolle sein wird, und ich habe diese Aufgabe bereits bei zwei meiner früheren Filme wahrgenommen. Dafür zu sorgen, dass 150 Leute wissen, was sie wo und wann zu tun haben, ist keine einfache Sache. Bei meiner letzten Beurteilung bewerteten 97% meiner Kollegen meine Organisationsfähigkeiten als „ausgezeichnet“.
Auch meine kaufmännische Erfahrung bringe ich in jedes Projekt
ein. Während meines Bachelor-Studiums der Betriebswirtschaftslehre
habe ich den Beschaffungsprozess der Universität umgestaltet, um die Lieferantenauswahl zu zentralisieren und gleichzeitig die Produktauswahl zu erweitern. Bessere und erweiterte Produktabsprachen mit weniger Partnern haben sich als effizienter erwiesen als einzelne „Sofortkäufe“. Diese Faszination für das Beschaffungswesen führte zu einer Einsparung von 7% bei der Ausrüstung für meine letzte Dokumentarserie.
Wie man das Bewerbungsschreiben als administrative Fachkraft abschließt (Schlussfolgerung und Verabschiedung)
Damit der Schluss überzeugend, aber nicht aufdringlich wirkt, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn Personalverantwortliche jetzt noch immer am Lesen sind, hast du im Idealfall mit deinem Bewerbungsschreiben als administrative Fachkraft ein überzeugendes Argument geliefert, das jedoch auch noch Raum für weitere Informationen lässt.
Wirksame Bewerbungsschreiben enden mit einer Aufforderung zum Handeln. Dieser Satz drückt dein Interesse und deine Begeisterung für die Stelle aus und lädt die Personalverantwortlichen ein, mit dir Kontakt aufzunehmen.
Zu guter Letzt kommt der einfachste Teil deines Bewerbungsschreibens. Schließe mit einer Floskel ab, die genauso schlicht, höflich und professionell ist wie die Begrüßung. „Mit freundlichen Grüßen“ ist immer perfekt. Wenn du es vorziehst, ist auch ein „Herzliche Grüße“ akzeptabel.
Ziel des Bewerbungsschreibens am Ende: Schließe mit einer selbstbewussten Note, die die Personalverantwortlichen auffordert, sich bei dir zu melden.
Nachfolgend findest du den Schlussteil unseres Beispiels für ein Bewerbungsschreiben einer administrativen Fachkraft.
Ein Verständnis für kulturelle Unterschiede ist für jede internationale Produktion entscheidend. Da ich in über 25 Ländern gearbeitet habe, weiß ich, dass es oft funktioniert, in anderen Umgebungen Dinge auch „anders“ anzugehen. Ich würde sehr gern mehr über Ihre Produktionspläne erfahren und in einem Vorstellungsgespräch erläutern, wie meine administrativen Führungsqualitäten einen überraschenden Unterschied machen können.
Mit freundlichen Grüßen,
Daniel Martin
