Bestes Format für das Bewerbungsschreiben eines Bürokaufmanns/ einer Bürokauffrau
Bürokräfte werden - je nach Größe eines Unternehmens - nicht von Personalchefs, sondern von Büroleiter/innen oder Betriebsleiter/innen eingestellt. Aber auch diese Personen haben im Laufe der Zeit schone viele Lebensläufe gesehen und Bewerbungsschreiben gelesen. Natürlich willst du mit deinem Bewerbungsschreiben auffallen und mit ansprechenden Inhalten punkten. Dabei bist du an gewisse Konventionen gebunden, an die du dich halten solltest. Tust du das nicht, dann fällst du möglicherweise auch auf, allerdings im negativen Sinne. Sicherlich kann es nicht schaden, neue Ansätze zu suchen, um deine Argumente darzulegen. Allerdings: mit zu viel Unkonventionalität verbaust du dir möglicherweise die Chance auf ein Vorstellungsgespräch.
Mit anderen Worten: Struktur muss sein. Zum Bewerbungsschreiben gehören:
- ein Briefkopf
- die Anrede
- die Einleitung
- die Abschnitte des Hauptteils
- ein Abschnitt, der den Abschluss deines Bewerbungsschreibens einläutet (Zusammenfassung und Aufforderung zum Handeln)
Hier ein Beispiel für ein Bewerbungsschreiben eines Bürokaufmanns/ einer Bürokauffrau, das du als Inspirationsquelle für deine eigene Bewerbung nutzen kannst.
Buchholz, 10.07.2021
Sehr geehrter Herr Mayer,
warum sollte eine eher ruhige und bescheidene Person wie ich, die ihre Leidenschaft für Musik tendenziell im Verborgenen auslebt, wohl bei einer Eventmanagement-Agentur für Musikfestivals arbeiten wollen? Nun, es gibt einiges, was dafürspricht. Denn wenn vieles im Büro drunter und drüber geht, bin ich immer noch der Fels in der Brandung für jeden, der mit einem Anliegen zu mir kommt. Wer an mich etwas delegiert, kann damit rechnen, dass es auch durchgezogen wird. Völlig nach Wunsch, ohne dass man sich weiter Sorgen darüber machen muss.
Schon bei meinen früheren Tätigkeiten als Produktionsassistentin für Musikveranstaltungen und als Büroassistentin in einem Messeunternehmen mussten sich Partner und Kolleg/innen in der Hektik ihres Arbeitsalltages, bei dem sie oftmals nicht einmal Luft schnappen konnten, auf mich verlassen können. Und ich habe sie nicht enttäuscht.
So habe ich u. a. mit musikalischen Leiter/innen, Eventmanager/innen sowie mit Künstler/innen und deren Crew arbeiten dürfen. Klare Kommunikation auch in Stresssituationen - das ist meine Stärke. Effizienz in der Erledigung meiner Aufgaben versteht sich von selbst.
Meine Tätigkeitsschwerpunkte bei meinen letzten Arbeitsstellen dürften für eine zukünftige Rolle bei FestEvent GmbH durchaus ins Gewicht fallen, zumal mir auch Koordinationsaufgaben in der Logistik zugeteilt wurden und ich mir nebenbei umfassende Kenntnisse in diesem Bereich angeeignet habe. So war ich u. a. verantwortlich für die Unterbringung und Beförderung der Crew, habe entsprechende Recherchen zum Serviceniveau von Hotels angestellt und Verträge mit Transportunternehmen ausgehandelt. Dabei habe ich immer ein optimales Gleichgewicht zwischen Preis und Komfort erzielt.
Meine Leistungen können sich im Übrigen sehen lassen:
Aushandlung neuer Transport- und Unterbringungspauschalen mit Einsparungen in Höhe von 90.000 €
Koordination von jährlich über 40 Musikveranstaltungen mit über 2.200 Beteiligten
Entwicklung eines Activity Trackers für einen Arbeitgeber im Messebau. Ergebnis: 15% Produktivitätssteigerung
Mir liegt es am Herzen, den Kolleg/innen in meinem direkten Umfeld die Arbeit zu erleichtern. Und man weiß meinen Einsatz zu schätzen, wie 50 Referenzen belegen. Zudem bin ich
zwar ein stiller, aber dennoch leidenschaftlicher Musikfan und habe viele Ihrer Festivals selbst besucht. Insofern kenne ich beide Seiten: die des Konsumenten und die des Organisators. Gerne würde ich in einem Vorstellungsgespräch gemeinsam mit Ihnen erörtern, wie ich mich in Ihr Unternehmen einbringen könnte.
Mit freundlichen Grüßen
Maria Sendler
Der Briefkopf im Bewerbungsschreiben
Als Büroangestellte/r bist du dir darüber im Klaren, dass immer irgendwelche Arbeiten anfallen, die nicht weiter auffallen, die aber für einen funktionierenden Büroalltag unentbehrlich sind. Wenn du sie gut machst, brauchst du nicht mit Lob und Anerkennung dafür zu rechnen. Passiert dir aber ein Fehler, dann ist der/die Schuldige schnell gefunden: du.
Mit dem Briefkopf eines Bewerbungsschreibens verhält es sich ähnlich. Aus praktischen Gründen gehören dort dein Name, deine E-Mail-Adresse und deine Telefonnummer(n) hinein. Manchmal auch deine Anschrift, obwohl dies zunehmend unüblicher wird. Die ATS-Software greift auf diese Informationen im Briefkopf zurück, damit man hinterher weiß, wie man dich erreichen kann. Das Letzte, was du willst, ist ein/e Personalverantwortliche/r, der über deine Social-Media-Profile hinter dir her forscht, weil er/sie nicht weiß, wie er/sie dich sonst an dich herankommen soll.
Die Anrede im Bewerbungsschreiben
Die Begrüßung zu Beginn des Schreibens folgt der gleichen Logik wie bereits der Briefkopf. Wenn der allgemeine Ton stimmt und alle Namen richtig geschrieben wurden, wird dies keinem auffallen und es würde auch nicht lobend erwähnt. Unterläuft dir jedoch ein Fehler, dann dürfte dies nicht gerade zu deinen Gunsten ausfallen. Schau einmal in den Schriftverkehr, der bei dir so ein- und ausgeht. Wie wird darin formuliert? Vielleicht wurdest du gelegentlich auch in einer firmeninternen Nachricht mit "Sehr geehrte/r" angesprochen und dein Vorname wurde kein einziges Mal erwähnt. Andererseits kann eine solch formelle Anrede gelegentlich auch absurd erscheinen, wenn man sich seit Jahren kennt und auch in den sozialen Medien miteinander vernetzt ist. Insofern dürfte auch das vertraute "Hallo" mit dem Vornamen gelegentlich mit dabei sein.
Der Zweck der Anrede im Bewerbungsschreiben: von Anfang an den richtigen Ton treffen. Versetze dich also in die Lage des Empfängers/der Empfängerin: Wie möchtest du angeredet werden? Benutze ruhig den Vornamen, wenn eine emotionale Bindung besteht oder wenn die Vernunft es gebietet.
Die Einleitung im Bewerbungsschreiben
In der Einleitung zu deinem Bewerbungsschreiben solltest du in einem oder zwei Sätzen den Kernpunkt deiner Bewerbung ansprechen und dem/der Leser/in etwas mitgeben, was er/sie in anderen Bewerbungen möglicherweise nicht liest. Wie bereits gesagt, solltest du hier zeigen, dass du allgemein gut mit Menschen umgehen kannst. Auch könnte es sich lohnen, einige Erfahrungen zu schildern, die du bei dieser Stelle für relevant hältst.
Editierbares Beispiel für eine Einleitung im Bewerbungsschreiben
Sehr geehrter Herr Mayer,
warum sollte eine eher ruhige und bescheidene Person wie ich, die ihre Leidenschaft für Musik tendenziell im Verborgenen auslebt, wohl bei einer Eventmanagement-Agentur für Musikfestivals arbeiten wollen? Nun, es gibt einiges, was dafürspricht. Denn wenn vieles im Büro drunter und drüber geht, bin ich immer noch der Fels in der Brandung für jeden, der mit einem Anliegen zu mir kommt. Wer an mich etwas delegiert, kann damit rechnen, dass es auch durchgezogen wird. Völlig nach Wunsch, ohne dass man sich weiter Sorgen darüber machen muss.
Der Hauptteil im Bewerbungsschreiben
Im Hauptteil kannst du einige Begebenheiten/Anekdoten deiner Laufbahn schildern, um damit den Tenor des gesamten Schreibens zu unterstreichen. Schildere mit einigen Adjektiven, wie du deine Aufgaben bisher angegangen bist und vergesse dabei nicht zu erwähnen, welche Wirkung du mit diesem Ansatz in deinem Arbeitsumfeld erzielt hast. Nimm jedoch bei allem, was du hier beschreibst, die Stellenbeschreibung als Leitfaden. Gerade dieser Aspekt ist nicht zu unterschätzen. Denn Arbeitgeber wissen, wie viel Denkarbeit die Bewerber/innen in den Inhalt eines Bewerbungsschreibens investieren und wie man vielleicht auch über so manche Schwächen hinwegzutäuschen versucht. Wenn du hier die Stellenbeschreibung eher stiefmütterlich behandelst, dürfte so manche/r Personalverantwortliche/r annehmen, dass du nicht über genügend Erfahrung verfügst, und statt deiner lieber eine andere Person vorziehen.
Schon bei meinen früheren Tätigkeiten als Produktionsassistentin für Musikveranstaltungen und als Büroassistentin in einem Messeunternehmen mussten sich Partner und Kolleg/innen in der Hektik ihres Arbeitsalltages, bei dem sie oftmals nicht einmal Luft schnappen konnten, auf mich verlassen können. Und ich habe sie nicht enttäuscht.
So habe ich u. a. mit musikalischen Leiter/innen, Eventmanager/innen sowie mit Künstler/innen und deren Crew arbeiten dürfen. Klare Kommunikation auch in Stresssituationen - das ist meine Stärke. Effizienz in der Erledigung meiner Aufgaben versteht sich von selbst.
Meine Tätigkeitsschwerpunkte bei meinen letzten Arbeitsstellen dürften für eine zukünftige Rolle bei FestEvent GmbH durchaus ins Gewicht fallen, zumal mir auch Koordinationsaufgaben in der Logistik zugeteilt wurden und ich mir nebenbei umfassende Kenntnisse in diesem Bereich angeeignet habe. So war ich u. a. verantwortlich für die Unterbringung und Beförderung der Crew, habe entsprechende Recherchen zum Serviceniveau von Hotels angestellt und Verträge mit Transportunternehmen ausgehandelt. Dabei habe ich immer ein optimales Gleichgewicht zwischen Preis und Komfort erzielt.
Meine Leistungen können sich im Übrigen sehen lassen:
- Aushandlung neuer Transport- und Unterbringungspauschalen mit Einsparungen in Höhe von 90.000 €
- Koordination von jährlich über 40 Musikveranstaltungen mit über 2.200 Beteiligten
- Entwicklung eines Activity Trackers für einen Arbeitgeber im Messebau. Ergebnis: 15% Produktivitätssteigerung
Der Schluss eines Bewerbungsschreibens (Abschluss und Grußformel)
Du möchtest bei jemandem in Erinnerung bleiben. Was würdest du ihm/ihr mitgeben? Welchen Gedanken sollte die Person im Kopf haben, wenn sie sich mit dir zu einem Gespräch trifft? Diese Erwägungen sollten bei dir im Vordergrund stehen, wenn du dich an die Formulierung des Schlussteils deines Bewerbungsschreibens machst. Wie gebe ich meiner Bewerbung am Ende den entscheidenden Dreh?
Bei einer Bürokraft kommt ein Satz über die Motivation für den Job immer gut. Schließlich ist die Tätigkeit anspruchsvoll, und ein Arbeitgeber möchte schon gerne wissen, mit wie viel Einsatz er rechnen kann. Gründe kann man hier viele anführen. Idealerweise passen sie zum übrigen Inhalt des Schreibens und bilden so ein aussagekräftiges Statement.
Mir liegt es am Herzen, den Kolleg/innen in meinem direkten Umfeld die Arbeit zu erleichtern. Und man weiß meinen Einsatz zu schätzen, wie 50 Referenzen belegen. Zudem bin ich
zwar ein stiller, aber dennoch leidenschaftlicher Musikfan und habe viele Ihrer Festivals selbst besucht. Insofern kenne ich beide Seiten: die des Konsumenten und die des Organisators. Gerne würde ich in einem Vorstellungsgespräch gemeinsam mit Ihnen erörtern, wie ich mich in Ihr Unternehmen einbringen könnte.
Mit freundlichen Grüßen
