In kaum einem anderen Beruf hast du die Chance, deinen Arbeitgeber so unmittelbar mit dem Bewerbungsschreiben von deinen Fähigkeiten zu überzeugen. Als Sekretär/in wirst schließlich du zukünftig für das Verfassen von Schreiben, Angebote und E-Mails zuständig sein.
Dein Bewerbungsschreiben ist die erste Kostprobe deines Talents und sollte idealerweise Lust auf mehr machen. Abgesehen davon, dass es gerade in deinem Fall fehlerfrei, aussagekräftig und geschickt formuliert sein sollte, muss deutlich werden, welche Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten du mitbringst und warum gerade du der perfekte Match bist.
Sekretär/in – Muster für Bewerbungsschreiben
Assistent/Sekretär des Geschäftsführers (w/m/d)
Sehr geehrte Frau Dachser,
aus eigener Erfahrung weiß ich, dass Rettungshubschrauber gerade in der Alpenregion ein wahres „Geschenk des Himmels“ sein können, und weiß den unermüdlichen Einsatz der Rettungshelfer zu schätzen. Diese wertvolle Arbeit möchte ich aus tiefster Überzeugung durch meine Assistenzfunktion für den Geschäftsführer der ADAC Luftrettung unterstützen.
Ich habe eine Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondentin absolviert und mich im Laufe meiner über 15-jährigen Karriere in verschiedenen Branchen kontinuierlich weiterentwickelt. Ich bin zuverlässig und überdurchschnittlich engagiert, arbeite gerne im Team und bringe neben sehr guten MS Office-Kenntnissen hervorragende Englisch- und Französischkenntnisse mit.
Zuletzt habe ich als Assistentin des Leiters Chirurgie im Klinikum rechts der Isar nicht nur alle klassischen (und auch in Ihrer Stellenanzeige genannten) Assistenzaufgaben wahrgenommen, sondern mir auch Erfahrungen im Patientenumfeld angeeignet. Ich bin Ersthelferin und frische meine medizinischen und EDV-Kenntnisse regelmäßig auf.
Die Möglichkeit, Ihren Geschäftsführer tatkräftig mit meinem Know-how und meiner Erfahrung zu unterstützen und dabei aktiv zur Rettung von Menschen beizutragen, ist eine Aufgabe, der ich mich nur zu gerne stelle. Ich bin sicher, dass ich alle persönlichen und fachlichen Voraussetzungen mitbringe, um den Anforderungen der Position und den Zielen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Unter Wahrung der vertraglichen Kündigungsfrist könnte ich am 01.10.2024 bei der ADAC Luftrettung starten.
Für eventuelle Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung und freue mich darauf, mich mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch ausführlicher über diese hochinteressante Aufgabe auszutauschen.
Mit besten Grüßen nach München
Viktoria Obermeier
Abschnitte deines Bewerbungsschreibens als Sekretär/in
Mit deinem Anschreiben als Sekretär/in präsentierst du dich als ideale Besetzung. Es muss klar strukturiert sein und auf maximal einer DIN A4-Seite alles Wesentliche zu dir vermitteln.
Das Bewerbungsschreiben besteht aus verschiedenen Abschnitten, denen jeweils eine bestimmte Rolle bei dieser Aufgabe zukommt:
- Briefkopf
- Ort, Datum und Betreff
- Persönliche Anrede
- Einleitung
- Hauptteil
- Schluss
- Grußformel und Unterschrift
Diese Struktur ist wichtig, damit der Empfänger angesichts der vielen neuen Informationen nicht den Überblick verliert.
In unserer ausführlichen Anleitung zum Verfassen eines Bewerbungsschreibens findest du genauere Informationen zu den einzelnen Abschnitten und erfährst, wie du die passenden Inhalte für dich als Sekretär/in selbst entwickelst.
Briefkopf
Der Briefkopf enthält deinen Namen sowie deine Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, damit der Empfänger schnell mit dir in Kontakt treten kann. Ebenfalls im oberen Bereich enthalten sind die Angaben des Empfängers (= der in der Anzeige genannte Recruiter).
Ort, Datum und Betreff
Platziere rechts Ort und Datum. Nenne im Betreff Titel und Referenz der Stelle (siehe Stellenbeschreibung). Verzichte jedoch auf die Bezeichnung „Betreff:“
Persönliche Anrede
Mit der Anrede „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr [Nachname]“ machst du nichts falsch. Achte jedoch darauf, ob der Empfänger Rechtsanwalt ist oder einen Doktortitel hat usw. und passe die Anrede entsprechend an. Als Sekretär/in weißt du das sowieso.
Einleitung deines Bewerbungsschreibens als Sekretär/in
Gleich zu Beginn geht es darum, die Aufmerksamkeit und das Interesse des Recruiters zu gewinnen, indem du dich und deine Motivation kreativ, aber professionell vorstellst.
Wähle eine originelle Formulierung, die dich von der Masse abhebt, aber verzichte auf eine flapsige oder floskelhafte Wortwahl.
Falls du bereits Kontakt mit dem Unternehmen hattest, weise unbedingt darauf hin, z. B. so:
„Wie gestern mit Ihrer Personalreferentin Frau Rettelsbach auf der Jobmesse Düsseldorf besprochen,...“ oder
„Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 14.05.2024 und die Zusatzinformationen zu Ihrer Stellenausschreibung XTR-56 Sekretär der Geschäftsleitung (m/w/d)“.
Die Formulierung „…hiermit nehme ich Bezug auf Ihr Stellengesuch vom 25.03.2024 in der FAZ, in der Sie einen Sekretär (m/w/d) für die Geschäftsleitung suchen...“ ist kein mitreißender Einstieg. Auf welche Stelle du dich bewirbst, steht außerdem bereits im Betreff.
Du kannst dir an dieser Stelle ruhig Kreativität erlauben und erste Einblicke in deine Persönlichkeit gewähren.
- „Als reisefreudiger und kulturell interessierter Mensch bin ich selbst gerne mit dem Wohnmobil unterwegs. Dieses Hobby nun mit meinem Beruf zu verbinden, indem ich Ihren Konstruktionsbereich für Freizeitmobile als Teamsekretärin unterstütze, ist für mich der ideale nächste Schritt meiner beruflichen Weiterentwicklung.“
- „Da ich mich auch privat seit vielen Jahren für den Klimaschutz engagiere, kann ich mich sehr gut mit den Umweltzielen Ihres Unternehmens identifizieren.“
- „Sie sind auf der Suche nach einer engagierten und freundlichen Sekretärin? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen.“
- „Als ich Ihre Anzeige gesehen habe, wusste ich sofort: Dieser Job ist genau das Richtige für mich!“
Hauptteil deines Bewerbungsschreibens als Sekretär/in
Dies ist der Kernteil deiner Geschichte. Hier nennst du relevante Erfahrungen, Fähigkeiten und Erfolge und stellst den Bezug zum Unternehmen und zu den beschriebenen Anforderungen an die Position als Sekretär/in her.
Erster Abschnitt des Hauptteils – deine Eignung für die Rolle (Fähigkeiten und Erfahrung)
In diesem Abschnitt deines Bewerbungsschreibens präsentierst du jobrelevante Fähigkeiten und Erfahrungen, die dich als Sekretär/in besonders auszeichnen.
Dazu gehören Soft Skills und Hard Skills wie:
- Kommunikationsfähigkeit
- Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Organisationsgeschick
- Kunden- und Serviceorientierung
- Sprachkenntnisse
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS-Office
Als qualifizierende Erfahrungswerte kannst du hier typische Sekretariatsaufgaben oder auch Sonderprojekte einfließen lassen, in denen du bereits überzeugen konntest:
- Terminplanung und Organisation von Meetings
- Reiseplanung und -abrechnung
- HR-Aufgaben
- Gästeempfang
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken
- Organisation von Messen und Veranstaltungen
Damit sich der Personaler ein besseres Bild von dir machen kann, erwähne auch die Branchen und Abteilungen, in denen du diese Erfahrungen gesammelt hast:
- Unternehmensberatung
- Bankwesen
- Anwaltskanzlei
- Buchhaltung
- Personalbereich
- Kundenservice
Zweiter Abschnitt des Hauptteils – Ausrichtung auf das Unternehmen
Im zweiten Abschnitt des Hauptteils geht es darum, den Bezug zwischen dir und deinen Fähigkeiten und dem Unternehmen mit seinen spezifischen Anforderungen herzustellen. Hier muss deutlich werden, weshalb du dich bei dem Unternehmen bewirbst und weshalb man sich dort gerade für dich entscheiden sollte.
Überlege dazu, was dich besonders bei dem Unternehmen anspricht, z. B. Entwicklungsmöglichkeiten, das internationale Umfeld oder die Interaktion mit Kunden.
Relevanz stellst du auch her, indem du dich auf die Ziele und Werte des Unternehmens beziehst. Diese werden in der Regel in der Stellenausschreibung genannt, du wirst aber auch auf der Website des Unternehmens fündig.
Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele aus realen Stellenausschreibungen für Sekretäre/Sekretärinnen und zeigt, wie du darauf aufbauend eine Brücke zwischen dir und dem Unternehmen schlägst:
| Text der Ausschreibung | Anknüpfungspunkte | Deine Brücke |
| „(...) unterstützt und begleitet Familien, Kinder und Jugendliche mit vielfältigen, differenzierten Angeboten. (...) Unsere Willkommens- und Anerkennungskultur ist eine wesentliche Grundhaltung in unserer Arbeit.“ |
Soziale Ausrichtung, Arbeit mit Menschen, Pflege einer Kultur, Wertschätzung. Hier kannst du deine soziale Ader und deine Erfahrung mit Kindern/Jugendlichen betonen. |
„Als persönliche Assistentin des Jugendamtsleiters habe ich regelmäßig Kontakt mit Kindern und Jugendlichen und schätze…“ |
| „Mit der (...) GmbH hast du die Chance, Teil eines aufstrebenden Unternehmens im Baugewerbe zu werden und (...) deine organisatorischen Fähigkeiten und dein technisches Know-how unter Beweis zu stellen und aktiv an der erfolgreichen Umsetzung von Projekten mitzuarbeiten.“ |
Aufstrebendes Unternehmen, Entwicklungschancen, aktive Teilnahme am Erfolg, Einbringung von Fähigkeiten. Unterstreiche hier Soft Skills wie Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Branchenerfahrung. |
„Im Rahmen meiner 5-jährigen Assistenzfunktion in einem Ingenieurbüro habe ich umfassende Erfahrungen in der Projektabwicklung gesammelt und weiß, wie wichtig es ist, gerade belastende Phasen gemeinsam durchzustehen, um den Erfolg des Projektes sicherzustellen.“ |
| „Uns vereint der unbedingte Wille, innovative Lösungen zu gestalten und so die Produkte der Zukunft auf höchstem technischem Niveau zu entwickeln, zu fertigen und zu liefern.“ |
Fokus auf Gemeinsamkeit, Innovation, Gestaltung und hohes technisches Niveau. Hier punktest du mit Teamfähigkeit, Ambition, Zielorientierung, Neugier, Kreativität, technische Affinität |
„Mein technisches Interesse sowie meine Erfahrungen im Produktmanagement für hochmoderne Klebstoffe für die Raumfahrt ermöglichen es mir,...“ |
Ich habe eine Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondentin absolviert und mich im Laufe meiner über 15-jährigen Karriere in verschiedenen Branchen kontinuierlich weiterentwickelt. Ich bin zuverlässig und überdurchschnittlich engagiert, arbeite gerne im Team und bringe neben sehr guten MS Office-Kenntnissen hervorragende Englisch- und Französischkenntnisse mit.
Zuletzt habe ich als Assistentin des Leiters Chirurgie im Klinikum rechts der Isar nicht nur alle klassischen (und auch in Ihrer Stellenanzeige genannten) Assistenzaufgaben wahrgenommen, sondern mir auch Erfahrungen im Patientenumfeld angeeignet. Ich bin Ersthelferin und frische meine medizinischen und EDV-Kenntnisse regelmäßig auf.
Die Möglichkeit, Ihren Geschäftsführer tatkräftig mit meinem Know-how und meiner Erfahrung zu unterstützen und dabei aktiv zur Rettung von Menschen beizutragen, ist eine Aufgabe, der ich mich nur zu gerne stelle. Ich bin sicher, dass ich alle persönlichen und fachlichen Voraussetzungen mitbringe, um den Anforderungen der Position und den Zielen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Schluss
Schließe den Kreis, indem du deine Eignung noch einmal unterstreichst und dein Interesse an der Position bekräftigst.
Zeige dich zum Schluss deines Bewerbungsschreibens als Sekretär/in optimistisch und selbstsicher und verweise auf das Vorstellungsgespräch.
Wenn die Angabe einer Gehaltsvorstellung in der Stellenanzeige ausdrücklich verlangt wird, dann nenne im Schlussteil auch deinen Gehaltswunsch.
Falls in der Stellenanzeige nach deinem möglichen Eintrittstermin gefragt wird, solltest du ebenfalls darauf eingehen.
Grußformel und Unterschrift
Schließe dein Bewerbungsschreiben mit der Formel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße nach (Ort des Unternehmens)“ ab und unterschreibe mit einem Füller mit blauer Tinte.
Unter Wahrung der vertraglichen Kündigungsfrist könnte ich am 01.10.2024 bei der ADAC Luftrettung starten.
Für eventuelle Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung und freue mich darauf, mich mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch ausführlicher über diese hochinteressante Aufgabe auszutauschen.
Mit besten Grüßen nach München
Viktoria Obermeier
Bewerbungsschreiben als Sekretär/in ohne Berufserfahrung
Das Bewerbungsschreiben ist gerade für Sekretäre/Sekretärinnen ohne Berufserfahrung ein ideales Podium, um fehlende Erfahrung wettzumachen.
Betone deshalb als Einsteiger/in deine Motivation und Lernbereitschaft, hilfreiche persönliche Eigenschaften und Kenntnisse sowie relevante Erfahrungen aus Nebenjobs:
- Gute Umgangsformen/Englischkenntnisse/Computerkenntnisse
- Organisationsstärke, Selbstständigkeit, Lernbereitschaft, Teamfähigkeit
- Kundenkontakt durch Ferienjob Messe/Hotel/Autohaus
- Urlaubsvertretung in einem Sekretariat
- Mitarbeit im Familienbetrieb
Wenn du noch keine oder wenig Berufserfahrung hast, beachte auch unsere Tipps zum Schreiben eines Lebenslaufs ohne Berufserfahrung.
Das Wichtigste im Überblick
Dein Bewerbungsschreiben als Sekretär/in ist deine Visitenkarte und folgt einer klaren Struktur. Es sollte alles Wesentliche über deine Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen vermitteln und keinen Zweifel daran lassen, dass du die perfekte Wahl für die Besetzung der Stelle bist. Der Bezug zwischen dir und dem Unternehmen muss klar erkennbar sein.
Verzichte auf unnötige Informationen, wähle eine aktive und klare Sprache und untermauere deine Aussagen mit Beispielen.
Falls du weitere Anregungen brauchst, lasse dich von unseren kostenlosen Vorlagen für Bewerbungsschreiben inspirieren oder passe unser Muster für Bewerbungsschreiben für Sekretär/in an deine spezifische Situation an. Wir wünschen dir viel Erfolg bei deiner Bewerbung!
