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Geschrieben von Lyndsey McLaughlinLyndsey McLaughlin

Wie kündigt man richtig?

10 Min Lesedauer
Wie kündigt man richtig?
Artwork von:Antonina Kasyanikova
Viele Deutsche streben gerade einen Jobwechsel an. Wenn auch du dazugehörst, wirst du zumindest um ein einfaches Kündigungsschreiben kaum herumkommen. In diesem Blog zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du dies am besten angehst.

Den Job kündigen: in den meisten Fällen keine leichte Sache. Oft wird man sich mit der Frage herumschlagen müssen, ob man hier wohl die richtige Entscheidung trifft. Komme ich vom Regen in die Traufe oder tue ich mir vielleicht sogar einen Gefallen, wenn ich hier die Zelte abbreche? Solche Gefühle sind bei einer Kündigungsentscheidung völlig normal. Schließlich weiß man nie so genau, was die Zukunft bereithält. Besonders hart wird es, wenn man jahrelang denselben Arbeitsplatz hatte.

Ist die Entscheidung dann aber gefallen, sind die Formalitäten an sich relativ einfach: ein simples Kündigungsschreiben reicht aus. In diesem Blog klären wir die wichtigsten Dinge ab, auf die es bei einem Kündigungsschreiben ankommt.

  • den Zweck eines Kündigungsschreibens
  • wie man ein Kündigungsschreiben verfasst
  • den richtige Moment zum Absenden oder Aushändigen des Kündigungsschreibens
  • Beispiele für gewöhnliche Kündigungsschreiben
Expertentipp

Arbeitest du in einem Gelegenheitsjob und stellst du dir die Frage, ob du ordentlich kündigen muss, wenn du aufhören willst? Die Antwort lautet nein, wenn dein Vertrag nicht gerade etwas anderes vorsieht. Allerdings gehört eine entsprechende Mitteilung schon zum guten Ton, denn der Arbeitgeber muss ja irgendwie für Ersatz sorgen können. Verpflichtet ist man dazu aber nicht.

Welchen Zweck hat ein Kündigungsschreiben?

Wenn du dich dazu entschließt, deinen Arbeitsplatz zu verlassen, dann lässt du deinem Arbeitgeber in der Regel ein Kündigungsschreiben zukommen. Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, mit dem du deinen Arbeitgeber über deine Absicht aufklärst, aus dem Arbeitsverhältnis auszuscheiden. Dieses Kündigungsschreiben gelangt in deine Personalakte. Manche Kündigungsschreiben enthalten eine ausführliche Begründung für den Weggang. Pflicht ist das nicht. Im Prinzip reicht schon die bloße Mitteilung „Ich kündige“. Diese Mitteilung in Form eines einfachen Kündigungsschreibens eignet sich dann am besten, wenn du deinem Arbeitgeber lieber nichts über deine Beweggründe sagen möchtest, oder wenn du nur kurz in diesem Job gearbeitet hast (Stichwort Probezeit). Natürlich ist es immer besser, sich im Guten zu trennen. Deshalb sollte ein ordentliches Kündigungsschreiben schon sein. Besonders zeitraubend ist die Sache übrigens nicht. Ein solches Schreiben verfasst man in wenigen Minuten.

Expertentipp

In manchen Fällen gilt für dich eine längere Kündigungsfrist als dir womöglich lieb ist. Wenn dir daran gelegen ist, möglichst schnell wegzukommen, solltest du in einem direkten Gespräch mit deinem Arbeitgeber klären, ob sich die Kündigungsfrist nicht im gegenseitigen Einvernehmen verkürzen lässt. Du kannst deine Gründe darlegen und dem Arbeitgeber dabei zusichern, dass du deine Termine einhältst. Du könntest vielleicht sogar eine/n Nachfolger/in für dich vorschlagen, wenn das in deinen Möglichkeiten liegt.

Wie verfasst man ein einfaches Kündigungsschreiben?

Mit derselben Sorgfalt, mit der du deinen Lebenslauf schreibst , solltest du auch an dein Kündigungsschreiben herangehen. Du musst nicht ewig daran herumfeilen, aber letztendlich sollte schon etwas abgeschickt werden. Hier einige Tipps zum Verfassen eines einfachen Kündigungsschreibens:

  • Konkret bleiben: Ein kurzes Kündigungsschreiben dient nur dazu mitzuteilen, dass man aufhört, und wann dies sein wird. Eine ausführliche Begründung erübrigt sich.
  • Positiv bleiben: Selbst wenn du mit deinem Arbeitgeber unzufrieden bist, sollte aus deiner Kündigung keine Bitterkeit herauszulesen sein. Bedanke dich lieber für die Erfahrungen, die du dort sammeln konntest.
  • Absicht klarmachen: Teile deinem Arbeitgeber mit, wann dein letzter Arbeitstag sein wird und wie du mit dem noch verbleibenden Arbeitspensum umzugehen gedenkst.
  • Einfacher Abschluss: „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ sind die üblichen Schlussformeln für formale Schreiben.
Expertentipp

Chat und Textnachrichten dominieren unsere Kommunikation, sogar am Arbeitsplatz. Wer allerdings an eine Kündigung per WhatsApp denkt, der sollte noch einmal in sich gehen und am Ende lieber darauf verzichten. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, Personalakten zu führen, und ein Kündigungsschreiben gehört in diese Akte. Textnachrichten sind informell und sind somit nicht gerade das geeignete Medium zur Mitteilung deiner Absicht, den Arbeitgeber zu wechseln. Selbst wenn dein Arbeitgeber Krankmeldungen per Textnachricht akzeptiert, solltest du auch in solchen Fällen immer noch ein formelles Schreiben nachschieben.

Welcher Zeitpunkt ist der richtige zur Vorlage meines Kündigungsschreibens?

Am besten geht man eine Kündigung an, indem man zunächst ein Gespräch mit dem Vorgesetzten führt. Bei einem solchen Gespräch kannst die Karten auf den Tisch legen und deinen Weggang ankündigen. Vielleicht kannst du auch die Gründe etwas ausführlicher darlegen. Dies wäre auch der richtige Zeitpunkt, ggf. über die Länge deiner verbleibenden Arbeitszeit im Unternehmen zu reden bzw. zu verhandeln. Einem solchen Gespräch sollte dann immer ein formaleres Kündigungsschreiben folgen. Man kann es per E-Mail übersenden oder dem/der Vorgesetzten persönlich aushändigen. Eventuell ist es sinnvoll, die Personalabteilung in den Verteiler zu setzen.

Kurze und einfache Struktur

Gespräche über das Ende einer Beziehung sind nie leicht. Auch ein Arbeitsverhältnis ist eine Art Beziehung. Mit der Kündigung kommt es oftmals regelrecht zum Ende einer Ära, und diese Entscheidung ist längst nicht immer im  beiderseitigen Einvernehmen. In manchen Fällen mag der Vorgesetzte hinter dir stehen und dir alles Gute wünschen, aber mitunter können die Reaktionen auch anders ausfallen. Viele werden es schade finden, wenn du gehst. Du hinterlässt eine Lücke, die für deinen alten Wirkungskreis nicht immer unproblematisch ist. In einem kurzen Kündigungsschreiben kannst du die organisatorischen Dinge im Zusammenhang mit deinem Weggang sachlich abklären, ohne dass Emotionen dabei eine Rolle spielen.

Die Struktur eines kurzen Kündigungsschreiben ist wie folgt aufgebaut:

  • Deine Kündigungsabsicht
  • Dein vorgesehener letzter Arbeitstag
  • Deine Pläne für den Abschluss von noch ausstehenden Projekten (eventuell)
  • Ein einfaches Dankeschön für die gemeinsame Zusammenarbeit
  • Schlussformel

Umgang mit negativen Reaktionen auf deine Kündigung

Deine Entscheidung den Job zu kündigen, kann bei deinen Vorgesetzten verschiedene Reaktionen hervorrufen. Manchmal freuen sie sich mit dir und nehmen deine Kündigung ohne Weiteres an. Es könnte aber auch sein, dass ihnen deine Entscheidung missfällt und dass sie sogar versuchen, dich zum Bleiben zu bewegen. Am besten gehst du mit solchen Situationen um, indem du dir immer wieder vor Augen führst, warum du dort aufhören möchtest. Liegt es am Betriebsklima (z. B. Altersdiskriminierung ), dann solltest du zu deiner Entscheidung stehen. Gibt man sich jedoch verhandlungsbereit und es ist noch Luft nach oben, dann wäre es vielleicht einen Gedanken wert, die Kündigung zurückzunehmen.

In manchen Fällen verlangt ein Arbeitgeber, dass du sofort aufhörst. Du wirst dann „freigestellt“. Das gilt vor allem dann, wenn du in einem Unternehmen Zugang zu vertraulichen Daten hast und man einen „Datenklau“ befürchtet. Wenn du beispielsweise bei einem Personalvermittler gearbeitet hast, könnte die Versuchung bestehen, Kundendaten „mitgehen zu lassen“, um diese Kontakte auch im zukünftigen Wirkungskreis nutzen zu können. Andererseits kann der Arbeitgeber auch verlangen, dass du die ganze Kündigungsfrist aussitzt. In den meisten Fällen gibt man sich jedoch gesprächsbereit, da man nicht unbedingt scharf darauf ist, mit einer Person im Raum zu sitzen, die mit ihrem Kopf schon halb woanders ist.

Beispiel für ein einfaches Kündigungsschreiben

Editierbares muster

DEIN NAME
Straße, PLZ, Ort
Tel. •  E-Mail

Name des/der Vorgesetzten
Berufsbezeichnung des/der Vorgesetzten
Name des Unternehmens
Anschrift, PLZ, Ort

Aktuelles Datum

Sehr geehrte/r (NAME DES/DER VORGESETZTEN):

mit Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass ich meine Tätigkeit als [BERUFSBEZEICHNUNG] bei [NAME DES UNTERNEHMENS] ordentlich und fristgerecht kündige. Mein letzter Arbeitstag ist der [TT/MM/JJJJ].

Obwohl ich seit [XX] Jahren sehr gerne für [NAME DES UNTERNEHMENS] tätig war, verlasse ich das Unternehmen wegen [GRUND FÜR DEN ABSCHIED].

Es war mir eine Ehre und ein besonderes Vergnügen, für [NAME DES UNTERNEHMENS] tätig zu sein. [NAME DES UNTERNEHMENS] hat mir die Möglichkeit geboten, viel dazuzulernen. Die Arbeit gemeinsam mit diesem hervorragenden Team wird mir immer in guter Erinnerung bleiben. 

Sollten Sie noch vor meinem Ausscheiden eine/n geeignete/n Nachfolger/in für mich finden, bin ich gerne bereit, diese/n einzuarbeiten. Nochmals herzlichen Dank für die gute und kollegiale Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[DEIN NAME]

Kopiert!

Fazit

  • Ein Kündigungsschreiben ist wichtig, da der Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung deiner Kündigungsabsicht benötigt.
  • Es ist sinnvoll, zuvor ein offenes Gespräch mit deinem Arbeitgeber zu führen, bevor du deine schriftliche Kündigung auf den Tisch legst. Auf diese Weise kommt die Nachricht über deinen Weggang nicht aus heiterem Himmel, und du kannst die praktischen Aspekte im Zusammenhang mit deiner Kündigung abklären, damit ihr später im Guten auseinander gehen könnt.
  • Außer dem Kündigungsschreiben gibt es keine weiteren Formalitäten. In diesem Schreiben brauchst du über die Gründe nicht weiter ins Detail zu gehen, es sei denn, du möchtest das selbst. Ansonsten einfach nur konkret bleiben.
  • Dein Kündigungsschreiben sollte beinhalten: deine Kündigungsabsicht, das Datum deines Ausscheidens, sonstige Angaben zu deinen noch anstehenden Arbeiten. Bedanke dich für die Zusammenarbeit und wähle eine neutrale Schlussfloskel.
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