Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst

Egal warum du gehst, jeder Weggang beginnt mit einem formellen Kündigungsschreiben, mit dem du deinen Vorgesetzten und die Personalabteilung über deine Absicht informierst.

In diesem Blog befassen wir uns mit einigen Aspekten, die dir beim Schreiben helfen können. Auch bieten wir eine professionelle Vorlage für dein eigenes Kündigungsschreiben. Zur Sprache kommen:

• Der Zweck eines Kündigungsschreibens
• Die erforderlichen Abschnitte für ein vollständiges Kündigungsschreiben
• Die Bedeutung der Dankbarkeit in einem Kündigungsschreiben
• Wie überreicht man ein Kündigungsschreiben?
• Vorlage für ein formelles Kündigungsschreiben

Welchen Zweck hat ein Kündigungsschreiben?  

Mit der Kündigung einer Stelle gibst du bekannt, dass du deinen Arbeitsplatz verlässt und bei deinem jetzigen Arbeitgeber nicht mehr angestellt sein möchtest. Die meisten Arbeitgeber verlangen eine sog. ordentliche Kündigung, d. h. die Übersendung oder Vorlage eines formellen Dokuments, in dem du deine Absichten mitteilst. Dabei gibst du auch an, wann dein letzter Arbeitstag sein wird. 

Es gehört zum guten Ton, vorher mit deinen Vorgesetzten zu sprechen und sie über deinen geplanten Weggang zu informieren, noch bevor du ein formelles Kündigungsschreiben auf den Tisch legst. Denn möglicherweise interessieren sie sich für die Gründe deiner Entscheidung und möchten mit dir darüber reden. Solch ein offenes Gespräch trägt mit dazu bei, dass man "im Guten" geht, d. h. im gegenseitigen Einvernehmen.

Was gehört in ein formelles Kündigungsschreiben?

Das Unternehmen, das du verlässt, benötigt einige wichtige Informationen von dir, damit der Betrieb ungestört weiterlaufen kann. Zunächst einmal benötigen Sie eine formelle Erklärung deiner Kündigungsabsicht. Dabei gibst du auch das Datum an, zu welchem dein Arbeitsverhältnis endet. Über die Gründe für deinen Weggang brauchst du nicht ins Detail zu gehen. Diese kannst du in einem lockereren Rahmen mit deinem/deiner Vorgesetzten oder bei einem Abschlussgespräch darlegen. Oft ist es auch sinnvoll, dem Unternehmen gegenüber eine gewisse Dankbarkeit zu äußern, wie im folgenden (anpassbaren) Beispiel gezeigt:

Sollte die Trennung allerdings nicht ganz einvernehmlich gewesen sein oder wurde man sogar vom Chef gemobbt, dann kann man auf Dankesbekundungen natürlich tunlichst verzichten. Allerdings dient ein Kündigungsschreiben auch nicht dazu, den eigenen Frust herauszulassen. Sollte dir das ein Bedürfnis sein, dann kannst du deine/n Vorgesetzte/n ansprechen oder die Personalabteilung um ein Abschlussgespräch bitten, in dem du diese Punkte zur Sprache bringst.

Wie setzt man ein Kündigungsschreiben auf?

Das Abfassen eines Kündigungsschreibens nimmt nicht sonderlich viel Zeit in Anspruch, weil es in der Regel nur Standardinformationen enthält, ohne unnötig ins Detail zu gehen. Folgende Abschnitte sollten aufgenommen werden:

• Grußformel
• Einführung
  Grund für den Weggang (Angabe freiwillig)
• Dankesbekundung
• Fazit
• MfG und Unterschrift

Grußformel

Dies ist die Einleitung, die noch vor der Erklärung deiner Kündigungsabsicht folgt. Der/die Empfänger/in deines Kündigungsschreibens ist in der Regel dein/e Vorgesetzte/r. Manchmal ist es auch sinnvoll, die Personalabteilung direkt anzuschreiben. Ob du deine/n Vorgesetzte/n dabei duzt oder siezt, richtet sich danach, in welchem Verhältnis ihr zueinandersteht oder welche Gepflogenheiten im Unternehmen herrschen. Die Grußformel kann also "Sehr geehrter Herr Meier", aber in manchen Fällen durchaus auch "Lieber Klaus" lauten.

Einführung

In dieser Einführung gehst du in medias res: du bringst deine Kündigung zum Ausdruck. Dabei gibst du deine Stellenbezeichnung an, erwähnst den Namen des Unternehmens und teilst mit, wann dein letzter Arbeitstag sein wird. Obwohl die Stellenbezeichnung für deinen direkten Vorgesetzten natürlich offensichtlich ist, sollte sie trotzdem genannt werden, weil das Kündigungsschreiben ein formelles Dokument ist: eine rechtsgültige Übermittlung deiner Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, in der du deine Absichten eindeutig äußerst.

In vielen Fällen enthält dein Arbeitsvertrag eine Kündigungsfrist, an die du gebunden bist. Überprüfe bei der Ermittlung deines letzten Arbeitstages sicherheitshalber noch einmal genau, ob es sich bei den "30 Tagen Kündigungsfrist" um Kalendertage oder um Werktage handelt. Idealerweise trennt man sich im gegenseitigen Einvernehmen und bleibt auch weiterhin in einem guten Verhältnis zueinander. Dabei gehört es zum guten Ton, den Arbeitgeber möglichst früh über den geplanten Weggang zu informieren, damit dieser Ersatz finden kann. Das ist jedoch nicht immer möglich. Dein Vorgesetzter sollte jedoch nicht erst aus dem Kündigungsschreiben erfahren, dass du das Unternehmen verlässt.

Diese Einführung kannst du an deine Situation anpassen.

Wenn du willst, kannst du auch Gründe für deine Kündigung anführen. Dies ist aber nur dann sinnvoll, wenn du dabei nicht über das Unternehmen herziehst. Beispiel:

Dankbarkeit im Kündigungsschreiben

Wie bereits angeführt, sollte ein Kündigungsschreiben professionell bleiben. Auch wenn du dich ungerecht behandelt fühlst, ist das Kündigungsschreiben nicht der richtige Ort zur Äußerung deiner Kritik. Vielmehr ist das Kündigungsschreiben ein kurzes, formelles Schreiben, in dem du deine/n Vorgesetzten und die Personalabteilung über deinen bevorstehenden Abgang informierst. Wenn du jedoch "im Guten gehst" und auf positive Erfahrungen zurückblicken kannst, ist eine gewisse Dankbarkeit hier sicherlich nicht fehl am Platze.

Abschluss

Im Abschlussteil kannst du sonstige Informationen hinzufügen, die im Zusammenhang mit deiner Kündigung relevant oder für das Unternehmen hilfreich sind. Hier ein Beispiel:

Unterzeichnung des Kündigungsschreibens

Dies kannst du je nach Gusto formell oder informell handhaben. In der Regel schreibt man natürlich "Mit freundlichen Grüßen", aber auch "Hochachtungsvoll" oder ein einfaches "Vielen Dank" sind denkbar.

Vorlage für ein formelles Kündigungsschreiben

Diese Vorlage kannst du für dein eigenes Kündigungsschreiben verwenden. Einfach kopieren und mit eigenen Daten/Informationen ergänzen.

Dieses Kündigungsschreiben ist zwar formell, aber durchaus positiv in der Formulierung. Simon möchte sich für die Zukunft eine Tür offenhalten und hält sich an die Regeln: Er beachtet die Kündigungsfrist und bietet seinem Arbeitgeber Unterstützung beim Übergang an. So bleibt er in positiver Erinnerung und könnte eventuell sogar wiederkommen.

Top Tipps für den Umgang mit Kündigungsschreiben

• Positiv bleiben – Natürlich endet mit deinem Weggang das Arbeitsverhältnis zwischen dir und deinem Arbeitgeber. Das muss aber nicht unbedingt negativ sein. Formuliere das Kündigungsschreiben daher so positiv wie möglich und bemühe dich um einen freundlichen Tonfall. Den Job unter falschen Vorzeichen zu verlassen, ist niemals angenehm.
• Auch mit einer Ablehnung sollte man rechnen – Die meisten Arbeitgeber werden dir wahrscheinlich alles Gute für die Zukunft wünschen, aber manchen könnte deine Kündigung auch ziemlich sauer aufstoßen. Auch wenn dir viel daran gelegen ist, dich im Guten zu trennen, kann dir durchaus Enttäuschung entgegenschlagen, wenn du deine Kündigung vorlegst. Darauf solltest du vorbereitet sein. Sieh es als Kompliment: sie möchten dich halt nicht verlieren. Mit Verärgerung solltest du lieber hinter dem Berg halten.
• Unterstütze deine Arbeitgeber – Möglicherweise erwartet man von dir Hilfe bei den nächsten Übergangsschritten. So kann von dir beispielsweise verlangt werden, eine neue Kraft anzulernen. Sei hilfsbereit und lege dich an deinen letzten Tagen noch einmal besonders ins Zeug.

Wie übermittelt man ein Kündigungsschreiben?

Falls möglich, solltest du dein Kündigungsschreiben persönlich aushändigen, aber auch per E-Mail übersenden, damit es auch tatsächlich erfasst wird. Wenn du von zu Hause aus arbeitest, e-maile die Kündigung an deine/n direkte/n Vorgesetzte/n und setze die Personalabteilung in den Verteiler. Allerdings solltest du sie schon vorher auf dieses Schreiben vorbereiten. Eine Kündigung aus heiterem Himmel wirkt nicht gerade professionell.

Fazit:

• Beginne dein Kündigungsschreiben mit einer Einführung, gefolgt von einem Mittelteil und einem positiv gehaltenen Abschlussteil.
• Überhaupt sollte der Tenor deines Kündigungsschreibens positiv sein. Benutze positive Formulierungen, verliere dich nicht in den Gründen. Vor allem dann nicht, wenn diese Gründe negativ sind.
• Biete Unterstützung an, um deinem Arbeitgeber den Übergang bis zur Einstellung einer neuen Kraft zu erleichtern.
• Mache dich darauf gefasst, dass die Nachricht über deine Kündigung für manche auch bestürzend sein kann. Bleibe dabei professionell und positiv. Es ist nie gut, wenn man unter negativen Vorzeichen den Job wechselt.