Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist eine Rechtshandlung, die Hand und Fuß haben muss, damit die Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtlich wirksam ist. Abgesehen von den unverzichtbaren Bestandteilen eines formellen Kündigungsschreibens solltest du aber auch einige zwischenmenschliche Aspekte beachten, damit du auch beim Abschiednehmen einen guten Eindruck hinterlässt.

Zweck des Kündigungsschreibens

Mit dem Kündigungsschreiben beendest du dein Arbeitsverhältnis mit deinem Arbeitgeber. Ebenso wie die Begründung des Arbeitsvertrags bedarf auch dessen Kündigung der Schriftform. Nach § 623 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist eine Kündigung in elektronischer Form nicht gültig (auch nicht per Fax).

Zeitpunkt des Kündigungsschreibens

Überprüfe im Vorfeld, welche Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Der Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist wichtig, denn er hat Einfluss auf den Bezug von Sozialleistungen und darauf, wann du für einen neuen Arbeitgeber zur Verfügung stehst und wann deine Verpflichtungen gegenüber deinem jetzigen Arbeitgeber enden.

Die im Arbeitsvertrag genannte Kündigungsfrist entspricht in der Regel den gesetzlichen Kündigungsfristen, die du in § 622 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) nachlesen kannst. 

Obligatorische Bestandteile des Kündigungsschreibens

Einige Aspekte müssen in deinem Kündigungsschreiben zwingend enthalten sein:

Name und Anschrift der Vertragspartner

Hier gibst du deinen Namen und deine Anschrift sowie den Namen und die Anschrift deines Arbeitgebers an. Das Schreiben richtest du an deinen direkten Vorgesetzten. Es empfiehlt sich, eine Kopie des Schreibens an die Personalabteilung zu senden oder dort persönlich abzugeben. 

Datum

Das Datum zeigt an, wann du deine Kündigung verfasst und ob du die Kündigungsfrist eingehalten hast. Es sollte nach Möglichkeit unmittelbar vor der Zustellung liegen.

Betreff

Das Kündigungsbegehren muss eindeutig formuliert sein. Das Wort Kündigung sollte klar im Betreff genannt werden.

Kündigungsabsicht

Eine Kündigung lässt sich kurz und knapp formulieren. Nimm darin Bezug auf die Fristmäßigkeit und auf das Vertragsende. Wichtig ist, dass deine Kündigungsabsicht eindeutig formuliert und nicht an Bedingungen geknüpft ist. 

Eingangsbestätigung 

Auch wenn du deine Kündigung per Einschreiben mit Rückschein zustellst, solltest du dir den Eingang noch einmal explizit bestätigen lassen, ebenso wie das Ende des Vertrages. Somit ist klar, dass beide Seiten dasselbe Verständnis haben.

Grußformel und Unterschrift

Eine Kündigung ohne handschriftliche Unterschrift ist ungültig. Das ist auch der Grund, weshalb die elektronische Zustellung und/oder eine gescannte Unterschrift rechtlich keinen Bestand haben.

Optionale Bestandteile des Kündigungsschreibens

Gründe angeben

Bei einer ordentlichen Kündigung steht es dir frei, einen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Idealerweise hast du deinen Vorgesetzten bereits mündlich über dein Vorhaben informiert, um ihm oder ihr nicht vor den Kopf zu stoßen. Wenn du einen Grund angibst, ist die Kündigung für deinen Arbeitgeber nachvollziehbarer. 

Anders sieht es bei der außerordentlichen Kündigung aus. Hier ist die Angabe des Grunds (und zum Teil eine vorherige Abmahnung des Arbeitgebers) Pflicht. Bei einer außerordentlichen Kündigung solltest du dich vorher rechtlich beraten lassen.

Dank aussprechen

Ein freundlicher Dank für die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber ist natürlich freiwillig, aber sehr professionell. Zum einen hinterlässt du keine verbrannte Erde und zum anderen hältst du dir die Tür für weitere Anknüpfungspunkte offen. Auch wenn du es dir vielleicht zum Zeitpunkt deiner Kündigung nicht vorstellen kannst, aber man sieht sich immer zweimal! Und wer weiß, was sich aus dem guten Kontakt zu deinem Arbeitgeber noch alles ergibt?

Qualifiziertes Zeugnis anfordern

Gemäß § 109 der Gewerbeordnung (GewO) hast du Anspruch auf die Ausstellung eines (einfachen oder qualifizierten) Arbeitszeugnisses. Trotzdem solltest du noch einmal explizit darum bitten, damit du schneller zu diesem wichtigen Dokument kommst, auch wenn du es aktuell nicht brauchen solltest.

Unterstützung anbieten

Wenn du dich im Guten von deinem Arbeitgeber trennst (und auch wenn die Trennung für dich eher befreiend ist), zeigst du Größe, wenn du deine Unterstützung bei der Einarbeitung oder Übergabe an einen eventuellen Nachfolger anbietest. Dein Arbeitgeber wird dies zu schätzen wissen und du hast dir später nichts vorzuwerfen. 

Übermittlung des Kündigungsschreibens

Eine Kündigung hat Rechtsfolgen, weshalb sich eine Zustellung per Einschreiben mit Rückschein empfiehlt. Noch besser ist eine persönliche Übergabe an deinen Chef, idealerweise im Rahmen eines persönlichen Gesprächs. 

Bei einer persönlichen Übergabe händigst du am besten gleichzeitig ein Duplikat deiner Kündigung aus und lässt dir darauf mit Unterschrift und Datum den Empfang durch deinen Vorgesetzten und/oder die Personalabteilung bestätigen.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Und so könnte der Hauptteil deines Kündigungsschreibens aussehen:

Fazit

Wenn sich Wege trennen, hat einer der Beteiligten meistens das Nachsehen. Zeige deinem Arbeitgeber bis zum letzten Tag, dass er einen guten Fang mit dir gemacht hat. Damit zeigst du Größe und hältst dir weitere Optionen offen. Vergiss nicht: Die Welt ist klein und ein gutes Netzwerk zahlt sich früher oder später aus.

Mehr zum Thema Kündigung und wie du dich optimal auf diesen Schritt vorbereiten kannst, findest du in unserem Blog.