14 Zeitmanagement-Fähigkeiten: Definitionen und Beispiele für deinen Lebenslauf

Warum sind Zeitmanagement-Fähigkeiten so wichtig?

Vielleicht hast du dich schon einmal gefragt: „Warum ist Zeitmanagement wichtig? Ein paar Sachen werden erledigt und andere bleiben liegen, wenn ich nicht dazu komme. Man kann wohl kaum erwarten, dass ich alles schaffe, wenn ich so viel auf dem Tisch habe.”

Du schaffst vielleicht nicht immer alles, aber du hast die Chance, so viel wie möglich zu erledigen. Zeit ist eine der Ressourcen, die mit steigender Erfahrung effizienter genutzt werden. Dabei hilft uns oft die moderne Technologie. 

verhaltensorientierte Zeitmanagement-Techniken und wie man sie anwendet

Kleine Entscheidungen und Praktiken können den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, seine Zeit effektiv zu verwalten. Auch wenn es mühseliger ist, sich neue Verhaltensweisen und Gewohnheiten anzueignen, kannst du letzten Endes für den Rest deines Arbeitslebens davon profitieren.

1. Konzentriere dich auf deine zukünftigen Ziele

Wenn man genau weiß, wohin das Leben einen führen soll, ist es nicht schwer, sich auf seine Zeitmanagement-Aufgaben zu konzentrieren. Sie sind ein wichtiges „Reiseutensil“.

2. Sag öfter “Nein” als dir lieb ist

Wenn du zu anderen oft genug „nein“ sagst, zeigst du deutlich deine Grenzen auf. Wenn diese Grenzen deine Arbeit nicht behindern und auch keinen Einfluss auf die Arbeit anderer haben, bekommst du mehr Spielraum. Sagst du auf der anderen Seite zu allem immer „ja“,  werden die Anforderungen an dich stetig höher und dir bleibt keine Zeit mehr übrig. 

3. Minimiere Ablenkungen wie ein Zen-Meister

Ablenkungen können dein Zeitmanagement in zweifacher Hinsicht zum Entgleisen bringen: Zum einen lenken sie deinen Fokus von der eigentlichen Aufgabe ab, zum anderen brauchst du später Zeit, um dich wieder auf deine Aufgabe zu konzentrieren, weil du aus dem Rhythmus bist.

4. Verantworte dich nur dir selbst gegenüber

Der Schlüssel des Zeitmanagements liegt darin, deine eigenen Bedürfnisse an die erste Stelle zu setzen. Sobald du anfängst, an andere zu denken, wird es kompliziert, da du deren Prioritäten unmöglich genauso gut verstehen kannst, wie deine eigenen.

5. Gehe mit Stress auf deine ganz eigene Art um

Wann immer du Ratschläge zum Thema psychische Gesundheit liest, betrachte sie aus deiner eigenen Perspektive. Tipps zur Stressbewältigung, die für den einen funktionieren, sind für eine andere Person vielleicht nicht geeignet. Stress kann dein Zeitmanagement durcheinanderbringen, aber auf die falsche Art und Weise mit deinen Sorgen umzugehen, kann die Situation noch verschlimmern.

6. Kenne dich selbst gut genug, um zu wissen, wann du etwas ändern musst

Organisation und Zeitmanagement sind schön und gut, aber Umstände können sich ändern. Erkenne, wenn etwas nicht mehr rund läuft und hinterfrage dein Handeln, wenn dir die Arbeit immer schwerer fällt.

7. Sei flexibel, wenn sich ein besserer Weg auftut

Obwohl Zeitmanagement zum großen Teil von einer festen Routine abhängt, liegt der Schlüssel zu dauerhaftem Erfolg darin, seine Routine flexibel anzupassen, wenn sie nicht mehr den gewünschten Effekt hat.

7 organisatorische Zeitmanagement-Fähigkeiten mit Beispielen für deinen Lebenslauf 

Die oben genannten Zeitmanagement-Fähigkeiten sind eher verhaltensorientiert und daher schwer messbar. Es gibt allerdings auch Zeitmanagement-Fähigkeiten, die organisatorischer Natur und daher leichter zu quantifizieren sind.

1. Sorge dafür, dass deine Prioritäten für dich und deine Mitmenschen funktionieren

Die erfolgreichsten Menschen wenden ihre Energie und geistigen Fähigkeiten für die wichtigsten Aufgaben auf. Schau dir an, wie du deine Zeit genau nutzt und welche Aktivitäten wirklich zu deinen Zielen beitragen. Verzichte auf alles, was nicht relevant ist, und konzentriere dich nur auf das Wichtigste.

2. Delegiere Aufgaben, die andere in Ihrer Entwicklung unterstützen

Es ist leicht, Aufgaben an Andere abzugeben, doch wenn man nicht nur bedenkt, wer eine Aufgabe erledigen kann, sondern auch, wer davon profitieren würde, ist dein Gegenüber wahrscheinlich offener für neue Tätigkeiten. Jeder möchte sich weiterentwickeln, und „nützliche“ Dinge werden eher erledigt.

3. Plane und Messe deine Zeit realistisch

Die Art und Weise, wie du dein Zeitmanagement planst und die Effektivität deiner Zeit misst, trägt wesentlich dazu bei, wie effizient du arbeitest. Die richtige Einstellung ist dabei hilfreich, doch ist dein Plan mangelhaft, wird sich deine Arbeitsleistung wohl kaum verbessern. Wenn du zu viel Zeit für deine Aufgaben benötigst, denke über Kompromisse bei der Qualität deiner Arbeit nach oder delegiere mehr.

4. Optimiere die Workflows innerhalb deines Teams

Es ist nicht einfach, die Arbeitsweise deines Teams unter die Lupe zu nehmen und sicherzustellen, dass die einzelnen Arbeitsstile miteinander vereinbar sind. Kommen in einem Team verschiedene Zeitmanagement- Ansätze zusammen, braucht es eine Weile, bis Unstimmigkeiten ausgebügelt sind. Der Einsatz lohnt sich jedoch, denn ein eingespieltes Team treibt Dinge voran. Dies ist besonders wichtig für Projektmanager. 

5. Kommuniziere zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise

Ausgefeilte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sind hilfreich, um seinen Mitarbeitern Zeitpläne und Erwartungen zu erläutern. Wenn du diese dann brauchst, wissen sie bereits Bescheid. Und falls eine Person den Betrieb aufhält, kannst du sie beizeiten und höflich auf einen anderen Kurs bringen, sodass die Arbeit weitergehen kann.

6. Fasse ähnliche Aufgaben in überschaubaren Arbeitsschritten zusammen

Teile deine Zeit in Gruppen ähnlicher Aktivitäten auf, sodass du dich besser konzentrieren kannst und du nicht ständig mit unterschiedlichen Dingen beschäftigt bist. Wenn du einen ganzen Monat lang Leistungsbeurteilungen verfassen musst, nimm dir dafür jeweils einen Vormittag oder sogar einen ganzen Tag Zeit. Wenn du dich nicht stets auf neue Aufgaben einstellen musst, verlierst du dazwischen nicht unnötig Zeit.  

7. Vermeide Multitasking um jeden Preis 

Der Gedanke, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, klingt vielleicht toll, doch die Frage bleibt: Erledigst du alles auch wirklich so gut und effizient wie möglich oder brauchst du am Ende mehr Zeit, weil du Dinge nochmal kontrollieren bzw. überarbeiten musst? Erledige eine Aufgabe nach der anderen und du wirst dich wundern, wie viel du am Ende in kürzerer Zeit erreicht hast.