Büroleiter Bewerbungsschreiben Muster

Bestes Format für ein Bewerbungsschreiben eines Büroleiters

Deutliche Kommunikation sowie Organisationstalent sind mit die wichtigsten Eigenschaften eines Büroleiters. Die Struktur deines Bewerbungsschreibens sagt daher viel darüber aus, wie gut du deine Botschaft zu vermitteln weißt.

Dein Bewerbungsschreiben als Büroleiter sollte die folgenden Bestandteile in der genannten Reihenfolge enthalten:

• Kopfzeile des Bewerbungsschreibens
• Anrede
• Einleitung
• Hauptteil
• Schluß
• Unterschrift.

Schauen wir uns einmal den Zweck der einzelnen Bestandteile an und wie wir ihre Wirkung optimieren können.

Kopfzeile des Bewerbungsschreibsens

Die Kopfzeile deines Bewerbungsschreibens als Büroleiter klingt vielleicht langweilig, doch musst du hier einige äußerst wichtige Punkte abhaken. Gib deinen Namen, deine Kontaktdaten und alle anderen geforderten Angaben an. Es geht darum, den Personalverantwortlichen die Überprüfung und Weiterverfolgung deiner Bewerbung so einfach wie möglich zu machen. Zeit, die sie damit verbringen müssen, fehlende Informationen ausfindig zu machen, ist Zeit, die sie auch für ein Gespräch mit einem deiner Mitbewerber verwenden könnten.

Die Kopfzeile gibt dem Leser auch die Möglichkeit, kurz innezuhalten, bevor es ans Eingemachte des Bewerbungsschreibens geht. Leerraum ist in jedem Dokument wertvoll, um zu signalisieren, dass gleich etwas Wichtiges kommt.  

Denke daran, dass die Kopfzeile eines jeden Bewerbungsdokuments wahrscheinlich vom Bewerbermanagementsystem (ATS) des Arbeitgebers gescannt wird. Sieh also zu, dass deine Kontaktdaten für das System (und später auch für die Personalverantwortlichen) leicht zu finden und zu „lesen“ sind.

Das Ziel der Kopfzeile des Bewerbungsschreibens: Lege den richtigen Grundstein! Mache es den Leuten einfach, Kontakt mit dir aufzunehmen und sorge dafür, dass das ATS dich schnell erkennen kann.

Anrede im Bewerbungsschreiben

Genauso wie nach deiner Einstellung die kleinen Dinge wichtig sind, brauchst du für einen guten Start ebenso die richtige Begrüßung in deinem Bewerbungsschreiben als Büroleiter. Der allgemeine Tonfall sollte fließend deine Art der Kommunikation widerspiegeln. Nichts sollte die Leser verunsichern, damit sie umgehend zum eigentlichen Inhalt übergehen können.

Wenn in den Bewerbungsunterlagen eine Kontaktperson genannt wird, richte dein Bewerbungsschreiben am besten namentlich an genau diese. Unterschätzen nicht, wie wirkungsvoll es ist, jegliche Kommunikation mit einem Namen zu beginnen.

Überlege, ob du mit dem traditionnellen „Sehr geehrter Herr/ Sehr geehrte Frau“ + Nachnamen beginnen möchtest, oder das weniger formelle „Hallo“ oder „Hi“ wählst. Letzteres ist nur dann akzeptabel, wenn der Arbeitsplatz als relativ zwanglos bekannt ist. Da Büroleiter jedoch in der Regel viel außerhalb der eigenen Firma kommunizieren, ist die formellere Begrüßung die sicherere Variante. Denke vielleicht erst einmal darüber nach, welchen Ton deine früheren Arbeitgeber bevorzugt hätten.

Wenn du den Empfänger deines Bewerbungsschreibens nicht mit Namen oder Stellenbezeichnung ansprechen kannst, vermeide lieber antiquierte Floskeln wie „An die zuständige Abteilung“. Besser ist eine Formulierung wie „Sehr geehrtes <Firmenname> Team“. Dann wirkt dein Bewerbungsschreiben persönlicher und weniger wie „kopiert & eingefügt“.

Das Ziel der Anrede im Bewerbungsschreiben: Zeige, dass du als Büroleiter/in die richtige Art und Weise der Kommunikation und den richtigen Tonfall zu treffen kannst.

Einleitung des Bewerbungsschreibens

Der erste Absatz oder Satz deines Bewerbungsschreibens als Büroleiter sollte verdeutlichen, wie dich deine Kollegen/Kolleginnen nach einer anstrengenden Woche oder einem anstrengenden Monat im Büro in Erinnerung behalten.

Was ist der größte Wert, den du ins Team einbringst? Wie zeichnest du dich von anderen Bewerbern als potenziell unverzichtbare Ergänzung für dieses Büro ab? 

Neben allen Apps und Technologien zur Verwaltung der eigenen Angelegenheiten, gibt es immer einen Platz für einen Menschen wie dich, der dazu beiträgt, dass die Büromaschine reibungslos funktioniert. Dies solltest du in deinem Bewerbungsschreiben auch zum Ausdruck bringen. Büroangestellte lassen sich leicht von aktuellen Problemen ablenken, doch die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen und innovativen Büroleiter kann dazu beitragen, dass solche Probleme schnell gelöst werden.

Zeige dich als eine einfühlsame und fürsorgliche Person mit Sinn für’s Geschäft und einem Gespür dafür, die richtigen Entscheidungen aus den richtigen Gründen zu treffen. 

Hauptteil des Bewerbungsschreibens

Der Hauptteil deines Bewerbungsschreibens als Büroleiter sollten verdeutlichen, welchen großen Einfluss du auf die Abläufe bei deinen früheren Arbeitgebern ausgeübt hast. Immer pflichtbewusst zur Stelle zu sein, ist für viele Büromanager selbstverständlich; wenn du aber über die reine Pflicht hinausgehst, spielst du in einer ganz anderen Liga. Wenn du eine Stelle bei den besten Arbeitgebern ergattern willst – d.h. bei solchen, wo nicht immer nur Brände gelöscht werden müssen – musst du beweisen, dass du die Bälle nicht nur irgendwie hochhalten, sondern elegant damit jonglieren und die Dinge im Büro verbessern kannst. 

Beschreibe, wie du deine tägliche Arbeit angehst, welche Projekten du übernommen hast und wie sich deine Entscheidungen ausgewirkt haben. Unsere Zeit ist geprägt von ständigen Verbesserungen, sowohl verhaltenstechnisch als auch technologisch. Dein Bewerbungsschreiben muss einen deutlichen roten „Verbesserungsfaden“ aufzeigen.

Gehen auch darauf ein, wie du die Dinge zusammen mit deinen Kollegen/Kolleginnen anpackst. Du musst erstklassige Fähigkeiten, Einfluss zu nehmen und zu delegieren beweisen und jeden potenziellen Chef mit echten Beispielen beeindrucken, wie du das Unmögliche möglich machst.

Erfolgreiche Geschäftsleute wollen ihren Leuten nicht ständig sagen, was sie zu tun haben. Bis zu einem gewissen Grad brauchen sie schlichtweg jemanden, der selbständig Dinge in die Hand nimmt. Stelle dich als zuverlässig, effizient und erfinderisch dar und deiner nächster Job wird nicht lange auf sich warten lassen.

Das Ziel des Hauptteils eines Bewerbungsschreibens: Stelle dar, wo du in früheren Jobs etwas bewirkt hast. Sprich über deine Projekte, spiegle deine soziale Kompetenz wider und zeigen, dass man sich auf dich verlassen kann (und mehr!).

Schlussteil und Unterschrift im Bewerbungsschreiben

Dein Bewerbungsschreiben als Büroleiter braucht einen starken Schluss, der während des gesamten Einstellungsverfahrens nachwirkt. Du hast schon das ein oder andere überzeugende Argument vorgebracht, aber womit punktest du wie kein andere? Wenn es einen Grund gibt, warum gerade DU den Job verdients, dann nur heraus damit! 

Du kennst wahrscheinlich weder die genauen Anforderungen der Stelle, noch ist vor einem Bewerbungsgespräch deutlich, ob du in kultureller oder persönlicher Hinsicht überhaupt zum Unternehmen passt. Verkaufe dich also nicht zu selbstbewusst. Dennoch solltest du mit einer positiven Note enden und deutlich machen, dass du gerne zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden würdest. Eine Aufforderung zum Handeln zeigt, dass du bereit für Herausforderungen bist.

Schließen dein Bewerbungsschreiben mit „Mit freundlichen/besten/herzlichen Grüßen“ über deinem Namen ab.

Das Ziel des Schlussteils deines Bewerbungsschreibens: Wiederhole jeweils dein Verkaufsargument und liefern überzeugende Gründe, dich während des gesamten Einstellungsverfahrens im Hinterkopf zu behalten.